Automatización · Atención y agendamiento
Agendar reuniones de Calendly por WhatsApp
Un agente de IA ofrece por WhatsApp los horarios libres de tu Calendly y agenda la reunión, o manda un enlace de un solo uso si tu plan no lo permite.
¿Cómo dejo que un cliente agende una reunión de Calendly por WhatsApp sin mandarle mi enlace general?
Un Met conectado a Calendly identifica tu cuenta, elige el tipo de evento que corresponde a lo que pide la persona y consulta sus horarios libres en las fechas que le sirven. Le ofrece esos horarios en el chat y, con el que elija, agenda la reunión con su nombre y su correo. Si tu plan de Calendly no permite agendar desde la API, o prefieres que la persona elija en Calendly, el Met le manda un enlace de un solo uso en vez de tu enlace general. Al final busca la reunión agendada y le confirma la fecha, la hora y el enlace de la videollamada con lo que Calendly guardó.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando alguien escribe por WhatsApp pidiendo una reunión, una demostración o una asesoría. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de agenda comercial
Área de Atención al cliente
Es el Met que atiende la línea de WhatsApp y tiene Calendly conectado. Su trabajo termina cuando la reunión existe en Calendly, en un horario que Calendly devolvió libre, y la persona tiene la fecha y el enlace por escrito.
Lo ejecuta el Met de agendamiento
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Calendly Vender y atender
6 pasos · 7 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Identificar la cuenta y el tipo de evento
El Met lee el usuario de Calendly que autorizó la conexión y lista sus tipos de evento. Elige el que corresponde a lo que pide la persona, por ejemplo una demostración de treinta minutos, según lo que digan sus instrucciones.
- 2
Leer qué datos pide ese evento
El Met abre el tipo de evento para ver su duración, el lugar de la reunión y las preguntas que tiene configuradas, así le pide a la persona esos datos en el chat antes de agendar.
- 3
Ofrecer solo horarios que Calendly devuelve libres
Con las fechas que le sirven a la persona, el Met consulta los horarios disponibles del tipo de evento y se los ofrece tal como llegaron. Calendly ya descuenta tus bloques ocupados, así que el Met no propone horas de memoria.
- 4
Agendar la reunión con el horario elegido
Con el horario elegido, el nombre y el correo, el Met agenda la reunión a nombre de la persona. Este paso pide un plan pago de Calendly y que la acción de agendar esté encendida.
- 5
Mandar un enlace de un solo uso si no se puede agendar
Si tu plan no permite agendar desde la API, o la persona prefiere elegir sola, el Met crea un enlace de agenda de un solo uso para ese tipo de evento y se lo manda. El enlace deja de funcionar después de la primera reserva.
- 6
Confirmar con lo que Calendly guardó
El Met busca la reunión en la lista de eventos agendados y le contesta a la persona con la fecha, la hora y el lugar o el enlace de la videollamada que Calendly registró, no con lo que se habló en el chat.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
El conector listo de Calendly
En Met, en Conexiones → Calendly → Conectar, inicias sesión en Calendly y autorizas el acceso. Calendly no acepta tokens personales para su MCP.
-
Un plan pago de Calendly para agendar dentro del chat
Calendly marca la creación de reuniones desde su API como función de plan pago. Sin ese plan, la receta llega hasta el enlace de un solo uso del paso cinco.
-
Una línea de WhatsApp con el Met asignado
Conectas tu línea de WhatsApp Business API en Met y le asignas el Met de agenda. Calendly queda como la agenda; la conversación ocurre en WhatsApp.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No reprograma una reunión en un paso. El MCP de Calendly no trae una herramienta para moverla: se cancela, con esa acción encendida, y se agenda otra.
-
No le pide confirmación a nadie antes de agendar. Si la acción está encendida, el Met agenda con el horario que la persona eligió en el chat.
-
No cobra la reunión. Si tu tipo de evento pide pago, ese cobro lo maneja Calendly con la pasarela configurada en tu cuenta.
-
No manda recordatorios por WhatsApp antes de la reunión. Los avisos que envía Calendly salen por correo según tu configuración; uno por WhatsApp necesita una automatización aparte.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
Para que el Met agende dentro del chat, sí. En el plan gratis el Met manda un enlace de un solo uso y la persona elige la hora en Calendly.
Porque se usa una vez y deja de funcionar. Así tu enlace general no queda circulando en chats y cada persona agenda solo la reunión que le ofreciste.
Sí, si su tipo de evento está en la organización de Calendly que conectaste. El Met lista los tipos de evento y elige el que sus instrucciones indiquen.
Calendly devuelve los horarios con su zona. El Met se los muestra a la persona en la zona que sus instrucciones definan, para que no haya confusión entre países.
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