Automatización · Atención y agendamiento
Reprogramar o cancelar una cita de Calendly por WhatsApp
Un agente de IA encuentra la cita de Calendly del cliente que escribe por WhatsApp, le ofrece horarios libres y la cambia o la cancela.
¿Cómo dejo que un cliente reprograme o cancele su cita de Calendly por WhatsApp sin hacerlo yo?
Cuando un cliente escribe por WhatsApp «no puedo ir el jueves, ¿la podemos mover?», el Met le pide el correo con el que agendó, busca entre las reuniones agendadas la que tiene a esa persona como invitada y le confirma cuál es. Para moverla, lista los horarios libres de ese tipo de evento y, cuando el cliente elige, cancela la reunión vieja y agenda la nueva, porque Calendly no trae una herramienta para mover una cita en un solo paso. Cancelar arranca apagada: el Met solo lo hace si el admin la encendió. Agendar a nombre del invitado pide un plan pago de Calendly; sin él, el Met le manda un enlace de un solo uso para que elija el horario.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando un cliente que ya tiene una cita escribe por WhatsApp para moverla o cancelarla. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de agenda del WhatsApp del negocio
Área de Atención al cliente
No tiene nombre propio sembrado: es el Met que ya atiende el WhatsApp del negocio, con Calendly conectado. Su trabajo termina cuando la cita quedó en el horario nuevo, cuando quedó cancelada, o cuando el cliente recibió el enlace para elegir otro horario.
Lo ejecuta el Met de agendamiento
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Calendly Vender y atender
5 pasos · 7 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Encontrar la cita del cliente
El Met le pide al cliente el correo con el que agendó, lista las reuniones agendadas y revisa sus invitados hasta dar con la de esa persona. Le confirma la fecha y la hora antes de tocar nada.
- 2
Leer el detalle de la reunión
El Met abre la reunión para saber de qué tipo de evento es y dónde ocurre. Con eso busca los horarios nuevos en el mismo tipo de evento, con su misma duración, y no en otro.
- 3
Ofrecer horarios libres
Si el cliente quiere moverla, el Met lista los horarios libres de ese tipo de evento en las fechas que le sirven y le ofrece algunos por WhatsApp. Solo ofrece lo que Calendly devuelve como libre.
- 4
Cancelar la cita vieja
Con el horario nuevo elegido, o si el cliente solo quiere cancelar, el Met cancela la reunión agendada. Esta acción arranca apagada: si el admin no la encendió, el Met le dice al cliente que alguien del equipo hace el cambio.
- 5
Agendar el horario nuevo
Con un plan pago de Calendly, el Met agenda la reunión nueva a nombre del cliente en el horario que eligió. Sin ese plan, le manda un enlace de un solo uso de ese tipo de evento para que la agende él.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Una cuenta de Calendly con tipos de evento
La cuenta con la que agendas en Calendly. Para agendar a nombre del cliente desde el chat necesitas un plan pago; sin él, el Met manda el enlace de un solo uso.
-
Calendly conectado con cancelar encendida
En Met, abre Conexiones → Calendly → Conectar e inicia sesión en Calendly. Cancelar reuniones arranca apagada: el admin la enciende si quiere que el Met mueva o cancele citas.
-
Línea de WhatsApp con el Met asignado
El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met de agenda. El cambio ocurre dentro de esa conversación.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No mueve una cita en un solo paso: el MCP de Calendly no trae una herramienta para eso, así que reprogramar es cancelar la reunión y agendar otra.
-
No cancela con la configuración inicial: cancelar arranca apagada, y si el admin la enciende, el Met la ejecuta sin pedirte confirmación en el chat.
-
No encuentra la cita sin el correo del cliente: las reuniones de Calendly están a nombre del correo con el que se agendaron, no del número de WhatsApp.
-
No agenda a nombre del cliente en el plan gratis de Calendly: en ese caso le manda el enlace de un solo uso.
-
No devuelve pagos: si tu tipo de evento cobra, el reembolso de una cita cancelada se maneja en Calendly y en tu pasarela.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
El Met solo ofrece los horarios que Calendly devuelve como libres para ese tipo de evento, así que la disponibilidad la decide tu agenda de Calendly.
El Met no cancela: le dice al cliente que alguien del equipo hace el cambio. Puede seguir mostrando horarios libres para que el cliente diga cuál prefiere.
Esta receta no lo controla: los avisos de cancelación y de reunión nueva son los que tengas configurados en tu cuenta de Calendly.
Para que el Met agende la cita nueva a nombre del cliente, sí. Sin él, todo lo demás funciona y el último paso es un enlace de un solo uso.
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