Automatización · Ventas y cotización

Pasar una solicitud de cotización de WhatsApp a un proyecto de Asana

Un agente de IA toma por WhatsApp lo que necesita un prospecto, crea la tarea de cotización en Asana con su vendedor y le cuenta en qué va.

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¿Cómo convierto un pedido de cotización que llega por WhatsApp en una tarea de Asana para mi vendedor?

Un Met conectado a Asana conversa con el prospecto hasta tener lo que tu equipo necesita para cotizar: qué producto o servicio, cantidad, ciudad y fecha. Ubica el proyecto de cotizaciones, revisa si esa persona ya tiene una solicitud abierta y, si no, crea la tarea en la sección de entrada, asignada al vendedor que corresponde y con fecha de respuesta. Deja la conversación resumida en un comentario para que el vendedor no tenga que preguntar de nuevo. Cuando el prospecto vuelve a escribir, el Met abre la tarea y le dice si la cotización ya está lista o quién la tiene.

Qué la pone en marcha

Cuando el cliente escribe

Empieza cuando un prospecto escribe por WhatsApp para pedir una cotización o preguntar por una que ya pidió. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.

No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.

Quién la ejecuta

Met de ventas que califica pedidos de cotización

Área de Ventas

No tiene nombre propio sembrado: es el Met que atiende el WhatsApp comercial, con Asana conectado. Su trabajo termina cuando la solicitud es una tarea de Asana con su vendedor, su fecha y el contexto completo, y el prospecto sabe quién lo va a atender.

Lo ejecuta el Met de calificación de leads

Canales: WhatsApp

Qué hay que tener conectado

Asana Automatizar y colaborar

6 pasos · 7 herramientas

El procedimiento, paso a paso

Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.

1
Ubicar el proyecto de cotizaciones

El Met busca en Asana el proyecto que tu equipo indicó en la habilidad y lo abre con sus secciones, para saber en cuál entran las solicitudes nuevas. Si el espacio tiene varios proyectos parecidos, usa el identificador que quedó configurado.
- search_objects Asana
- get_project Asana
2
Revisar si ya hay una solicitud abierta

Antes de crear, el Met lista las tareas del proyecto y busca una abierta con el nombre de la empresa o el teléfono del prospecto. Si ya existe, trabaja sobre esa y no le duplica el trabajo al vendedor.
- get_tasks Asana
3
Encontrar al vendedor que corresponde

Según la regla de la habilidad, por ciudad o por línea de producto, el Met toma el correo del vendedor y lo busca en Asana para tener su identificador. Asignar con un identificador real evita tareas sin dueño.
- get_user Asana
4
Crear la tarea de cotización

El Met crea la tarea en la sección de entrada con un título claro, la descripción de lo que pide el prospecto, el vendedor asignado y la fecha de respuesta que define tu equipo. Asana la crea de inmediato, sin un paso de revisión.
- create_tasks Asana
5
Dejar la conversación en un comentario

El Met agrega un comentario con el resumen de la conversación: necesidad, cantidades, ciudad, plazo y cómo prefiere que lo contacten. El vendedor llega a la llamada sabiendo lo que el prospecto ya contó.
- add_comment Asana
6
Contar en qué va cuando el prospecto pregunta

Cuando la persona vuelve a escribir, el Met abre la tarea, lee si está completa, quién la tiene y el último comentario, y le responde si la cotización ya salió o cuándo la puede esperar.
- get_task Asana

Antes de empezar

Qué necesitas tener listo

Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.

Un proyecto de cotizaciones en Asana

Tu equipo tiene un proyecto con una sección de entrada para solicitudes nuevas y una regla clara de qué vendedor atiende cada caso, que se escribe en la habilidad del Met.
Asana conectado con las escrituras encendidas

En Met, abre Conexiones → Asana → Conectar, elige el espacio de trabajo y autoriza. El admin deja encendidas la creación de tareas y los comentarios.
Línea de WhatsApp con el Met asignado

El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met que atiende prospectos. La solicitud se toma dentro de esa conversación; Asana queda como tablero del equipo comercial.

Los límites

Qué NO resuelve esta automatización

Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.

No arma la cotización ni pone precios: deja la solicitud lista para que el vendedor cotice con su herramienta de siempre.
No avisa al prospecto por WhatsApp cuando la tarea se completa: no hay un disparador de Asana en esta receta. El prospecto se entera cuando vuelve a escribir.
No pide confirmación en el chat antes de crear la tarea o el comentario: si la acción está encendida, Asana los crea de inmediato. El admin decide qué escrituras quedan encendidas.
No usa la búsqueda avanzada de tareas, que pide Asana Premium: revisa duplicados listando las tareas del proyecto, lo que funciona en cualquier plan.
No trabaja en otro espacio de trabajo de Asana: la autorización es para uno solo, y otro espacio necesita su propia conexión.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre esta automatización

Sí. La regla de reparto va en la habilidad, por ciudad, por producto o por turnos, y el Met busca en Asana al vendedor que le toca antes de asignar la tarea.

En esta receta no: queda como tarea de Asana con sus datos. Si además llevas un CRM, se combina con la integración de ese CRM en el mismo Met.

La próxima vez que el prospecto pregunte, el Met ve que la tarea está completa y se lo dice. Si el vendedor dejó un comentario con la cotización, el Met puede contarle lo que dice.

No para esta receta. Usa herramientas que funcionan en cualquier plan, y deja fuera la búsqueda avanzada que Asana reserva para Premium.

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