Automatización · Ventas y cotización

Actualizar un negocio de HubSpot desde WhatsApp sin abrir el CRM

Tu vendedor le escribe por WhatsApp a un agente de IA cómo le fue con el cliente, y el agente busca el negocio en HubSpot y le cambia la etapa.

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¿Cómo actualizo un negocio en HubSpot desde WhatsApp sin abrir el CRM después de cada visita?

El vendedor sale de una visita y le escribe a su Met por WhatsApp «la ferretería del centro aceptó la propuesta, pásala a cerrado ganado». El Met revisa que la conexión con HubSpot siga activa, busca la empresa y su contacto, encuentra el negocio abierto con ella y le dice al vendedor cuál va a cambiar y a qué etapa. Cuando el vendedor confirma, cambia la etapa o las propiedades del negocio, como el monto o la fecha de cierre. El conector no consulta los pipelines ni sus etapas, así que el valor de cada etapa tiene que estar escrito en las instrucciones del Met: si no lo está, el Met no adivina.

Qué la pone en marcha

Cuando alguien lo pide

Arranca cuando un vendedor le escribe al Met por WhatsApp cómo le fue con un cliente o qué cambió en un negocio. Cada actualización es a pedido y pasa por la confirmación del vendedor.

Una tarea de ejecución manual: alguien del equipo la corre con un botón, o se la pide al Met por chat.

Quién la ejecuta

Met interno del equipo comercial con HubSpot

Área de Ventas

No tiene un nombre propio sembrado. Es un Met interno con HubSpot conectado, para los vendedores que trabajan en la calle: termina cuando el negocio quedó en la etapa y con los datos que el vendedor confirmó.

Lo ejecuta el Met de calificación de leads

Canales: WhatsApp

Qué hay que tener conectado

HubSpot Vender y atender

5 pasos · 7 herramientas

El procedimiento, paso a paso

Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.

1
Revisar que HubSpot responde

El Met verifica que el token guardado del espacio de trabajo todavía abre el CRM de HubSpot. Si no lo abre, se lo dice al vendedor en vez de dejar una actualización a medias.
- hubspot_test_connection HubSpot
2
Encontrar la empresa

El Met busca la empresa por el nombre que dio el vendedor y la abre con sus propiedades. Si hay dos empresas parecidas, le pregunta cuál es antes de seguir.
- hubspot_search_companies HubSpot
- hubspot_get_company HubSpot
3
Confirmar con quién se habló

Si el vendedor nombra a la persona con la que habló, el Met la busca entre los contactos y abre su ficha, para que el negocio que cambie sea el de esa relación y no otro de la misma empresa.
- hubspot_search_contacts HubSpot
- hubspot_get_contact HubSpot
4
Ubicar el negocio abierto

El Met busca los negocios de esa empresa y le muestra al vendedor el que va a cambiar, con su etapa actual. Si hay varios abiertos, le pide que elija uno.
- hubspot_search_deals HubSpot
5
Cambiar la etapa con su confirmación

Cuando el vendedor confirma, el Met cambia la etapa o las propiedades del negocio, como el monto o la fecha de cierre. Sin esa confirmación la herramienta no escribe, y la etapa sale de los valores que el admin dejó escritos en las instrucciones del Met.
- hubspot_update_deal HubSpot

Antes de empezar

Qué necesitas tener listo

Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.

Un token de app privada de HubSpot

Se crea en tu portal de HubSpot como app privada, con permisos de lectura y escritura del CRM sobre contactos, empresas y negocios.
Pegarlo en Conexiones

En Meteor, en Conexiones, abres HubSpot CRM y pegas el token una sola vez. Meteor lo guarda cifrado y no lo pide por el chat.
Las etapas escritas en las instrucciones del Met

El admin escribe en las instrucciones del Met el valor interno de cada etapa de tu pipeline, porque el conector no tiene una herramienta que las consulte.

Los límites

Qué NO resuelve esta automatización

Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.

No consulta los pipelines ni sus etapas: si el valor de una etapa no está en las instrucciones del Met, no puede mover el negocio a esa etapa.
No escribe notas, tareas ni reuniones en HubSpot. Cubre contactos, empresas y negocios.
No crea propiedades nuevas en tu portal: escribe sobre las que ya existen, incluidas las personalizadas.
No borra negocios, contactos ni empresas: ninguna de sus herramientas elimina un registro.
No crea el negocio si no existe: esta receta actualiza uno abierto. Para registrar uno nuevo está la receta de leads de WhatsApp en HubSpot.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre esta automatización

No. Cambiar un negocio exige la marca de confirmación, y el Met la pone cuando el vendedor aprueba el cambio que le mostró.

Porque el conector no lista los pipelines ni sus etapas. Para mover un negocio, el valor de la etapa tiene que conocerse de antemano, y lo más simple es dejarlo en las instrucciones del Met.

Sí, si son propiedades del negocio en tu portal. El Met cambia la etapa o las propiedades que le indiques de un negocio que ya existe.

No. El token se pega una vez por espacio de trabajo en Conexiones, y el Met trabaja con los permisos de esa app privada de HubSpot.

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