Automatización · Ventas y cotización

Registrar un lead de WhatsApp en HubSpot con su empresa y su negocio

Un agente de IA registra en HubSpot a quien escribe por WhatsApp, con su empresa y su negocio asociados, sin duplicar contactos y con un sí en cada escritura.

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¿Cómo llevo a HubSpot a quien escribe por WhatsApp, con su empresa y su negocio, sin que el vendedor lo copie a mano?

Un Met conectado al portal de HubSpot de tu empresa busca primero si la persona ya existe y le pide el correo, que es la llave para no duplicarla. Crea o actualiza el contacto por ese correo, registra la empresa por su dominio o por su NIT, revisa si ya hay un negocio abierto y, si no, abre uno en la etapa que definiste. Después asocia los tres registros entre sí. Antes de cada escritura explica el cambio y espera el sí de la persona con la que conversa; la herramienta no escribe sin la confirmación, que el Met pone solo después de ese sí. El vendedor entra a HubSpot y encuentra una ficha completa, no tres registros sueltos. Cuando el cliente confirma un avance, el Met mueve el negocio de etapa.

Qué la pone en marcha

Cuando el cliente escribe

Empieza cuando un prospecto escribe por WhatsApp preguntando por tus productos o servicios. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea de ventas lo resuelve dentro de esa conversación.

No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.

Quién la ejecuta

Met que recibe y califica prospectos

Área de Ventas

No tiene nombre propio sembrado: es el Met que atiende la línea de ventas, con HubSpot conectado. Su trabajo termina cuando el prospecto está una sola vez en HubSpot, con su empresa y su negocio asociados, en la etapa que corresponde.

Lo ejecuta el Met de calificación de leads

Canales: WhatsApp

Qué hay que tener conectado

HubSpot Vender y atender

6 pasos · 8 herramientas

El procedimiento, paso a paso

Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.

1
Buscar a la persona antes de preguntar todo de nuevo

El Met busca en HubSpot por el correo, el nombre o el teléfono que la persona dio, y pide solo las propiedades que necesita. El teléfono se compara con el texto guardado en HubSpot: si tu equipo lo registró con otro formato, puede no encontrarlo, y por eso la llave sigue siendo el correo. Si ya existe, usa lo que tu equipo registró y no vuelve a preguntarlo. Leer y buscar no requiere confirmación; cada búsqueda trae hasta cien registros por página.
- hubspot_search_contacts HubSpot
2
Crear o actualizar el contacto por su correo

El correo es la llave: la herramienta busca primero un contacto con ese correo y, si lo encuentra, lo actualiza en vez de crear otro. Sin correo no hay alta, así que el Met lo pide en la conversación. Antes de escribir le muestra a la persona qué datos va a guardar y espera su sí; sin la confirmación en verdadero la herramienta rechaza la escritura.
- hubspot_upsert_contact HubSpot
3
Registrar la empresa por dominio o por NIT

Si el prospecto compra para una empresa, el Met la busca y luego la crea o la actualiza usando como llave el dominio o la propiedad única que tu portal use, como el NIT. Igual que con el contacto, si ya existe con esa llave se actualiza y no se duplica, y la escritura espera el sí de la persona.
- hubspot_search_companies HubSpot
- hubspot_upsert_company HubSpot
4
Abrir el negocio sin duplicarlo

La creación de negocios no deduplica, así que el Met busca primero si ese contacto ya tiene un negocio abierto. Si no, crea uno con el nombre, el monto estimado y la etapa inicial que definiste en su instrucción: el conector no lista pipelines ni etapas, por lo que el valor de la etapa tiene que conocerse de antemano. La creación también exige confirmación.
- hubspot_search_deals HubSpot
- hubspot_create_deal HubSpot
5
Asociar contacto, empresa y negocio

Con los tres registros listos, el Met los asocia entre sí con el tipo de asociación de HubSpot que corresponde a cada par, por ejemplo el contacto con su empresa y el negocio con los dos. El identificador del tipo de asociación es obligatorio y va en la instrucción del Met; no se adivina. Es otra escritura, y también espera el sí.
- hubspot_associate_records HubSpot
6
Mover el negocio cuando el cliente avanza

Cuando el cliente confirma algo que cambia el negocio, como aceptar una propuesta o pedir una reunión, el Met explica qué etapa y qué propiedades va a cambiar, espera el sí y actualiza el negocio en HubSpot. Sin la confirmación, la herramienta no escribe.
- hubspot_update_deal HubSpot

Antes de empezar

Qué necesitas tener listo

Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.

Un token de app privada de HubSpot

Se crea en tu propio portal de HubSpot como app privada, con permisos de lectura y escritura del CRM sobre contactos, empresas y negocios. Se pega una sola vez en Conexiones de Meteor, se guarda cifrado y nunca se pide por el chat.
La etapa inicial y los tipos de asociación de tu portal

Los valores internos de la etapa donde nace el negocio y los identificadores de los tipos de asociación se consultan en la configuración de tu portal de HubSpot y se escriben en la instrucción del Met, porque el conector no los lista.
Línea de WhatsApp con el Met asignado

El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met de ventas. La conversación ocurre ahí; HubSpot queda como el CRM donde trabaja tu equipo comercial.

Los límites

Qué NO resuelve esta automatización

Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.

No registra un contacto sin correo. El correo es la llave que evita duplicados; si la persona no lo da, el Met no crea el contacto con un dato inventado.
No borra contactos, empresas ni negocios. Ninguna herramienta del conector elimina un registro de HubSpot.
No deja notas, tareas ni reuniones en HubSpot. El conector cubre contactos, empresas y negocios; el seguimiento del vendedor se agenda por otro lado.
No crea propiedades nuevas en tu portal ni lista pipelines o etapas. Escribe sobre las propiedades que ya existen y sobre la etapa que definiste.
No garantiza cero duplicados en altas casi simultáneas. HubSpot tarda unos segundos en indexar un registro nuevo, y dos altas seguidas con el mismo correo pueden duplicarlo.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre esta automatización

Lo evita buscando primero por el correo y actualizando el registro que encuentra. Con las empresas hace lo mismo con el dominio o con la propiedad única que elijas, como el NIT. El único caso que se escapa son dos altas seguidas, antes de que HubSpot indexe la primera.

La persona con la que conversa, que en esta receta es el prospecto. El Met explica el cambio y espera su sí antes de crear, actualizar o asociar. Buscar y leer no necesita confirmación.

Porque el conector no trabaja con notas, tareas ni reuniones de HubSpot. Si necesitas el resumen, puedes guardarlo en una propiedad del contacto o del negocio que ya exista en tu portal.

El CRM de Meteor viene incluido y es donde viven las conversaciones de tus canales. Esta receta es para el equipo que ya lleva su embudo en HubSpot y quiere que el Met lo alimente ahí, sin cambiar de herramienta.

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