Automatización · Atención y agendamiento
Enviar por WhatsApp el resumen y los próximos pasos de una reunión de Zoom
Un agente de IA busca la reunión de Zoom del cliente, le manda por WhatsApp el resumen, los próximos pasos y la grabación, y deja la nota.
¿Cómo le mando al cliente por WhatsApp lo que acordamos en la reunión de Zoom sin escribirlo a mano?
Un Met conectado a Zoom, cuando el cliente pregunta por WhatsApp qué quedó de su reunión, la busca por fecha y tema entre las reuniones de la cuenta autorizada y le confirma cuál es antes de seguir. Trae lo que dejó esa reunión, encuentra su grabación en la nube y saca de ella el resumen, los próximos pasos y el enlace para verla, y se lo responde al cliente en la misma conversación. Al final deja la nota de seguimiento como un documento de Zoom Canvas para tu equipo. Todo sale de lo que Zoom guardó: si la reunión no tenía resumen ni grabación, el Met lo dice.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando un cliente escribe por WhatsApp para preguntar qué se acordó en su reunión de Zoom o para pedir la grabación. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de atención que hace el seguimiento de reuniones
Área de Atención al cliente
No tiene nombre propio sembrado: es el Met que ya atiende el WhatsApp de la empresa, con Zoom conectado. Su trabajo termina cuando el cliente tiene el resumen, los próximos pasos y el enlace de su reunión, y tu equipo tiene la nota guardada en Zoom.
Lo ejecuta el Met de atención al cliente
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Zoom Automatizar y colaborar
5 pasos · 5 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Ubicar la reunión del cliente
El Met busca la reunión por el tema y la fecha que menciona el cliente, pasando las fechas de su zona horaria a UTC como pide la herramienta de Zoom. Si aparece más de una, le pregunta cuál es en vez de elegir por su cuenta.
- 2
Traer lo que dejó la reunión
Con la reunión confirmada, el Met pide sus activos: el resumen de AI Companion, la grabación, las pizarras y los documentos asociados. Con eso sabe qué hay para contar y qué no se guardó.
- 3
Encontrar la grabación en la nube
El Met lista las grabaciones en la nube del usuario autorizado filtrando por el número de esa reunión. Si la reunión no se grabó en la nube, le dice al cliente que solo hay el resumen.
- 4
Responder con próximos pasos y enlace
De la grabación, el Met saca el resumen, los próximos pasos y el enlace para verla, y se los responde al cliente en la conversación. Si el cliente pregunta por un detalle, lo busca en la transcripción en vez de suponerlo.
- 5
Dejar la nota de seguimiento en Zoom
Con la creación de documentos encendida, el Met guarda la nota con el resumen, los próximos pasos y lo que preguntó el cliente como un documento de Zoom Canvas, y comparte su enlace con tu equipo.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Zoom conectado en Met con tu app OAuth
El admin crea una app general en el Zoom App Marketplace, agrega la URL de retorno que muestra Met y le da los permisos de buscar reuniones, leer activos, listar y leer grabaciones y crear documentos. En Met, abre Conexiones → Zoom → Conectar y pega su Client ID.
-
Resumen y grabación inteligente encendidos
En la configuración de la cuenta de Zoom, sección AI Companion, el admin enciende Smart Recording y Meeting Summary. Las reuniones anteriores a eso no tienen resumen que leer.
-
Línea de WhatsApp con el Met asignado
El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met que atiende clientes. La respuesta ocurre dentro de esa conversación; Zoom queda como fuente de lo que se habló.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No ve reuniones de cuentas de Zoom que no autorizaron la conexión. Si la reunión la hizo otra persona del equipo con su propia cuenta, el Met no encuentra su grabación.
-
No agenda la siguiente reunión. Este servidor de Zoom no crea reuniones; para agendar hace falta un conector de agenda.
-
No le pide confirmación en el chat a tu equipo antes de crear la nota en Canvas: si la acción está encendida, la crea. El admin decide qué escrituras quedan encendidas.
-
No corrige lo que Zoom resumió. Si el resumen de AI Companion se equivocó en un detalle, el Met repite ese detalle salvo que el cliente pregunte y lo verifique en la transcripción.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
La busca por el tema y la fecha que menciona el cliente. Si hay varias parecidas, le pregunta cuál es antes de compartir nada, para no mandarle lo de otra reunión.
El Met le comparte el enlace que devuelve Zoom. Quién puede abrirlo depende de cómo tu cuenta de Zoom comparte las grabaciones, no de Met.
Solo a medias. Sin grabación en la nube no hay transcripción ni enlace; si AI Companion hizo el resumen, el Met puede contar ese resumen y nada más.
Tu empresa, con su cuenta y su plan de Zoom. Met no cobra por las llamadas que tu Met le hace a Zoom.
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