Automatización · Cobros y cartera
Cobrar la cartera vencida por WhatsApp, sin perseguir a nadie a mano
Automatización de cobro: un Met revisa facturas vencidas en Alegra, escribe por WhatsApp con plantilla aprobada por Meta y deja el pago listo para registrar.
¿Cómo cobro las facturas vencidas por WhatsApp sin revisar la cartera a mano?
Una tarea programada corre a la hora que elijas, lista en Alegra las facturas vencidas por estado y fecha, cruza cada una con el contacto de WhatsApp que le corresponde y programa el mensaje de cobro con una plantilla aprobada por Meta. Ese es el primer requisito si ya pasaron más de 24 horas desde la última conversación. Cuando el cliente responde, la conversación la toma el Met: aclara el saldo, manda el detalle de la factura y deja el caso armado con el comprobante para que el pago se registre desde el escritorio. Lo que se automatiza es la disciplina de cobrar todos los días; lo que se decide sigue siendo tuyo.
Qué la pone en marcha
A una hora fija
Una tarea con disparador recurrente (cron). Corre sola a la hora que definas, y lo habitual es cada mañana temprano. No depende de que alguien abra la plataforma ni de que el cliente escriba primero.
Una tarea con disparador recurrente (cron) o de fecha y hora. Corre sola, sin que nadie abra la plataforma.
Quién la ejecuta
Legra, Contadora del negocio
Área de Administración
La cartera es su terreno: Legra tiene las herramientas de facturas del conector de Alegra y el tono para pedir plata sin romper la relación con el cliente. Las de pagos y cuentas bancarias quedan del lado del escritorio, que es donde se aplica el dinero.
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Alegra Cobrar y administrar
- CRM de Meteor Vender y atender
5 pasos · 8 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Armar la lista de lo que está vencido
El listado de facturas de Alegra filtra por estado, cliente y rango de fechas. La tarea trae lo pendiente de pago y separa por antigüedad, que es lo que cambia el mensaje: no se le escribe igual a quien debe hace tres días que a quien debe hace tres meses. Para los casos que hay que revisar en detalle, la consulta de la factura devuelve el documento completo.
- 2
Cruzar cada factura con su contacto de WhatsApp
La factura vive en Alegra y la conversación en el CRM: hay que unirlas antes de escribir. La búsqueda de clientes de Alegra devuelve teléfono y correo, y con eso se ubica el contacto en el CRM. Un cliente sin teléfono registrado no se puede cobrar por WhatsApp: se marca y sale por otro camino en vez de fallar en silencio.
- 3
Programar el mensaje con una plantilla aprobada
Si la última conversación con ese cliente tiene más de 24 horas, Meta solo permite enviar una plantilla aprobada; ese es el camino permitido por Meta y el que usa el recordatorio del CRM. La tarea lo programa con el número de factura, el saldo y la fecha de vencimiento dentro del texto, y deja la nota interna de qué se le cobró y cuándo.
- 4
Dejar el pago listo para registrar
Cuando el cliente responde que ya pagó y manda el comprobante, el Met abre la factura para confirmar el saldo real y deja el caso armado: contra qué documento se está pagando, por cuánto y con qué comprobante. El registro del pago lo hace una persona desde el escritorio, porque aplicar dinero contra una factura está fuera del alcance de un Met de canal. No es una limitación de esta automatización: el conector rechaza esas herramientas cuando la petición llega por WhatsApp, aunque la habilidad las tenga habilitadas.
- 5
Marcar y escalar lo que no responde
Después de dos intentos sin respuesta, insistir por chat deja de servir y empieza a molestar. El Met etiqueta al contacto, deja el historial de lo que se intentó y transfiere la conversación al asesor humano que lleva esa cuenta, que es la única forma correcta de que un Met se retire de una conversación.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Token de API de Alegra
En Alegra, en Configuración → Integraciones → API. Con eso el Met lee facturas y saldos por el canal, y el equipo registra los pagos desde el escritorio con la misma conexión.
-
Plantilla de cobro aprobada por Meta
Se registra desde el administrador de WhatsApp Business y Meta la revisa. Sin plantilla aprobada no hay forma permitida por Meta de escribirle primero a alguien que lleva más de 24 horas en silencio, y ninguna herramienta la reemplaza.
-
Los teléfonos de tus clientes en Alegra
El cruce entre la factura y la conversación se hace por teléfono. Un cliente sin número en Alegra queda fuera de la lista de cobro por WhatsApp hasta que alguien complete el dato.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No decide a quién dejar de venderle ni cuándo pasar una cuenta a jurídica. Eso es criterio de negocio y lo toma una persona.
-
No registra el pago desde el chat. Aplicar dinero contra una factura y consultar las cuentas bancarias son herramientas que el conector de Alegra rechaza cuando la petición llega por un canal, sin importar cómo esté configurada la habilidad. Esa parte se hace desde el escritorio.
-
No concilia bancos ni importa extractos. El cruce fino con el banco sigue siendo trabajo de contabilidad, y ocurre después de que alguien aplicó el pago.
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No cobra por sí mismo. Genera la conversación y deja el caso armado, pero el dinero entra por el medio que ya uses; para un enlace de pago hace falta una pasarela conectada aparte.
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No puede escribir primero con texto libre. Fuera de la ventana de 24 horas solo salen plantillas aprobadas, así que el primer mensaje siempre tiene la forma que Meta aprobó.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
Se abre la ventana de 24 horas y a partir de ahí la conversación es normal: el Met puede mandar el detalle de la factura, aclarar saldos y negociar una fecha sin restricciones de formato. Lo único que sigue fuera de su alcance es aplicar el pago, que se hace por web.
La lista se arma en el momento de correr la tarea, con el estado que Alegra tiene en ese instante. El desfase posible es de horas, no de días. Aun así, la primera regla del Met es verificar la factura antes de insistir cuando el cliente dice que ya pagó.
Sí. El listado de facturas filtra por cliente y por rango de fechas, así que la tarea puede limitarse a un grupo, a un rango de antigüedad o a un monto mínimo. Es la forma sana de empezar: un piloto con la cartera más vieja antes de abrirlo a todos.
Se puede. En vez de programar el envío, la tarea deja la lista armada con el texto propuesto por contacto y alguien la revisa. Se pierde automatismo y se gana control; para arrancar suele ser el arreglo correcto.
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