Automatización · Cobros y cartera
Crear un borrador de factura de venta en Alegra con aprobación humana
Verifica cliente, productos, precios e impuestos y crea un borrador de factura en Alegra solo después de una aprobación nueva. Sin emisión ni reintentos.
¿Cómo creo un borrador de factura de venta en Alegra después de revisarlo?
Desde la plataforma web de Meteor, el Met verifica la cuenta, un cliente existente y cada producto o servicio de Alegra. Lee el precio antes de impuestos, los ids de impuestos y el stock cuando el ítem lo controla; luego muestra cliente, fechas, líneas y el total esperado por la operación. Termina el turno y espera una aprobación explícita en un mensaje nuevo. Solo entonces llama crear_pedido con confirmar como booleano literal true. El handler valida todo antes de la red, fija status draft, no reenvía confirmar y hace un solo POST. Reporta el número, estado, total y moneda que Alegra devuelve. No emite facturación electrónica, registra pago, envía correo ni genera PDF.
Qué la pone en marcha
Cuando alguien lo pide
Una persona inicia la tarea en la plataforma web con la venta que quiere dejar en borrador. El Met prepara el resumen y se detiene; un mensaje posterior debe aprobar exactamente esos datos. Cualquier cambio reemplaza el resumen y deja sin efecto la aprobación anterior.
Una tarea de ejecución manual: alguien del equipo la corre con un botón, o se la pide al Met por chat.
Quién la ejecuta
Met administrativo de Alegra
Área de Administración
Ayuda a una persona que opera desde el escritorio a preparar un documento concreto, conservar los datos de Alegra como fuente de verdad y separar la revisión humana de la única escritura.
Qué hay que tener conectado
- Alegra Cobrar y administrar
6 pasos · 8 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Verificar la cuenta y las precondiciones administrativas
El Met consulta la empresa para leer el país, la moneda y la zona horaria reales de la cuenta. La numeración preferida debe estar configurada en Alegra antes de empezar, porque esta tool no permite elegir una plantilla y la API devuelve error si no puede usar la preferida. Leer el país no valida un contrato fiscal: esta receta solo crea un borrador y no emite el documento.
- 2
Elegir un cliente existente y descartar un duplicado evidente
Busca al cliente por identificación, correo, teléfono o nombre y conserva un único cliente_id ya verificado. Esta receta no crea ni corrige contactos. Después lista sus facturas en la fecha aprobada, con páginas de hasta 30 registros, y abre cualquier candidato que coincida con el documento preparado. Como no existe una referencia idempotente única, muestra todos los candidatos razonables y se detiene para que el operador decida; no declara una coincidencia inequívoca por su cuenta.
- 3
Verificar productos, precios, impuestos y stock
Cada línea parte de una referencia o nombre resuelto a un producto_id existente. La consulta exacta de precio devuelve sus listas y los impuestos configurados con id, porcentaje y estado. El operador elige el precio unitario antes de impuestos y los impuestos_ids exactos; usa [] solo cuando revisó que esa línea no lleva impuesto. Si el ítem controla inventario, también consulta el stock por bodega. Un servicio sin inventario no se presenta como agotado.
- 4
Mostrar todos los campos y terminar el turno
El Met muestra cliente_id y nombre, país y moneda de la cuenta, fecha y fecha_vencimiento en formato YYYY-MM-DD, y cada producto_id con cantidad mayor que cero, precio_override antes de impuestos e impuestos_ids. También muestra el total esperado por la operación y aclara que Alegra calculará el total final. La solicitud inicial no aprueba este resumen. El silencio, una pregunta o una respuesta ambigua mantienen el borrador sin crear.
- 5
Crear una sola vez y leer el borrador devuelto
Solo ante un sí nuevo e inequívoco llama crear_pedido con confirmar como booleano literal true. Ausente, false y el texto "true" se rechazan antes de cualquier fetch. También fallan antes de la red los productos vacíos, ids vacíos, cantidades no positivas, precios ausentes o no finitos, impuestos_ids no explícitos, fechas inválidas y un vencimiento anterior. confirmar no entra al body; Alegra recibe status draft, el cliente, las fechas y las líneas aprobadas. El Met abre el id creado y reporta únicamente número, estado, total y moneda devueltos.
- 6
Reconciliar una respuesta incierta sin repetir el POST
El transporte no reintenta POST /invoices, ni siquiera ante 429. Si crear_pedido devuelve posiblemente_creada después de un fallo de red o una respuesta HTTP 5xx, conservando el status cuando existe, el Met no vuelve a llamar la escritura. Lista las facturas del cliente y la fecha por todas las páginas aplicables y abre los candidatos para comparar fechas, líneas y total. Aunque no vea una coincidencia, entrega la evidencia para revisión manual en Alegra. Un segundo intento exige otra decisión humana.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Una cuenta de Alegra con acceso API
En Alegra abre Configuración, Integraciones, API y genera el token. Meteor guarda por espacio de trabajo el Base64 de correo:token. El Met verifica país, moneda y zona horaria con la ficha de empresa, pero no convierte esa lectura en una validación fiscal.
-
Cliente, productos, impuestos y precios ya creados
Mantén en Alegra el cliente correcto y los productos o servicios activos con sus listas de precios e impuestos. La receta consulta y reutiliza sus ids; el alta y la corrección de datos ocurren fuera de esta tarea.
-
Numeración preferida y fechas acordadas
Configura en Alegra una numeración preferida que pueda usarse para el borrador. Antes del sí, el operador define fecha y vencimiento explícitos en YYYY-MM-DD; el Met no elige valores por defecto después de recibir la aprobación.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No funciona desde WhatsApp, chat web, Instagram ni Messenger. crear_pedido está en el grupo contable sensible y el handler la rechaza cuando la petición trae contexto de canal.
-
No crea ni actualiza clientes. Si buscar_cliente no devuelve una ficha única y vigente, la persona resuelve el maestro de contactos en Alegra antes de retomar la receta.
-
No elige impuestos ni convierte un precio con impuestos incluidos. Reenvía solo el precio_override antes de impuestos y los ids aprobados; [] debe ser una decisión explícita.
-
No selecciona la numeración, un vendedor, una bodega, un centro de costo, una lista multimoneda, retenciones ni condiciones especiales por país. Esos casos se preparan en Alegra.
-
No emite, presenta, timbra ni anula una factura electrónica. status draft es un borrador y no demuestra aceptación por la DIAN, el SAT ni otra autoridad tributaria.
-
No registra un pago y no marca el documento como cobrado. La escritura no incluye payments y el estado y el saldo posteriores se consultan por separado.
-
No envía el borrador por correo ni devuelve un PDF. La documentación de Alegra indica que un borrador no puede generar la URL de PDF y el conector no llama al endpoint de envío.
-
No reintenta automáticamente una creación fallida o ambigua. Un resultado incierto puede ocultar un borrador ya creado, así que incluso la ausencia de coincidencias exige revisión humana.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
Porque la solicitud inicial todavía no contiene el resumen que se debe aprobar. El mensaje posterior responde al cliente, fechas, líneas, precios, impuestos y total esperado que el Met acaba de mostrar. El handler exige confirmar como booleano literal true antes de cualquier red.
No. La tool fija status draft y no llama a ningún endpoint de emisión, presentación o timbrado. El operador continúa el proceso fiscal directamente en Alegra según el país y la configuración.
consultar_precio devuelve los impuestos configurados con sus ids. El operador aprueba la lista exacta y crear_pedido la envía como tax con objetos id. El Met no deduce impuestos por nombre, porcentaje, país o tipo de producto.
No. Ambos deben existir antes del resumen. Si falta una ficha o hay coincidencias ambiguas, la persona la crea o corrige en Alegra y después vuelve a ejecutar las consultas.
El POST no se repite. La receta lista los documentos del cliente y la fecha, abre los candidatos y entrega la evidencia. Aunque no encuentre el borrador, otra creación requiere una decisión humana nueva después de revisar Alegra.
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