Automatización · Atención y agendamiento
Agendar, recordar y reprogramar citas por WhatsApp
Un agente de IA agenda citas por WhatsApp con horarios libres reales, envía recordatorios y permite reprogramar sin llamadas.
¿Cómo dejo que mis clientes agenden por WhatsApp sin que se crucen dos citas?
El Met del canal lista los servicios agendables del negocio con su duración y su precio, consulta los huecos realmente libres entre las fechas que pide el cliente y crea la reserva usando el hueco exacto que la persona eligió. La agenda es nativa de Meteor: no hay que conectar ninguna herramienta externa ni pedir credenciales. El recordatorio previo lo agenda el CRM con una plantilla aprobada, y cancelar o reprogramar se resuelve en la misma conversación, sin que nadie llame ni escriba a otro número.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Arranca cuando alguien pide una cita, un turno o una cotización que termina en visita. El Met del canal lo resuelve dentro de la conversación; no hay ninguna automatización que configurar.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de atención y agendamiento
Área de Atención al cliente
No tiene nombre propio sembrado en el producto: es el mismo Met que atiende tu canal, con la agenda activada. Agendar es la continuación natural de la conversación que ya está teniendo.
Lo ejecuta el Met de agendamiento
Canales: WhatsApp · Instagram · Chat del sitio web
Qué hay que tener conectado
- Agenda de Meteor Vender y atender
- CRM de Meteor Vender y atender
5 pasos · 10 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Decir qué se puede agendar y cuánto dura
El listado de servicios agendables devuelve el identificador de cada uno con su duración, su precio y su modalidad. Es el primer llamado y no es un trámite: sin él, el Met tendría que adivinar cuánto bloquea una cita, y una duración mal supuesta es la forma más común de que dos citas se pisen.
- 2
Ofrecer solo horarios que existen
La consulta de huecos devuelve la disponibilidad real entre dos fechas, ya descontando lo ocupado. El Met ofrece dos o tres opciones concretas en vez de preguntar «¿cuándo te queda bien?», que es la pregunta que alarga la conversación y termina en un horario que no estaba libre.
- 3
Reservar con el hueco exacto que eligió
La reserva se crea con el identificador del servicio y el inicio copiado literalmente del hueco elegido, no con una hora reescrita a mano. Ahí es donde se cuelan los errores de zona horaria. La cita queda ligada al contacto de la conversación, y los datos que el cliente dio quedan guardados en su ficha para la próxima vez.
- 4
Recordar antes de que se olvide
La agenda no manda recordatorios por su cuenta: eso lo agenda el CRM. El Met programa el recordatorio para la víspera o unas horas antes, y a esa hora el sistema envía la plantilla de WhatsApp aprobada. Es la diferencia entre una agenda llena y una agenda con ausencias.
- 5
Dejar reprogramar y cancelar sin llamar
El cliente escribe «no puedo el jueves» y el Met lista sus próximas reservas, confirma cuál es y la reprograma a otro hueco libre o la cancela con el motivo. Poner esto fácil parece contraproducente y es lo contrario: una cita reprogramada se recupera, una a la que nadie llegó se pierde entera.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Servicios y horarios definidos en Meteor
Se declaran desde el panel: qué se agenda, cuánto dura, con qué profesional o recurso y en qué horario. Sin servicios definidos el Met no tiene qué ofrecer y lo dice, en vez de inventar una disponibilidad.
-
Canal de WhatsApp conectado con el Met asignado
Una línea de WhatsApp Business API con el Met de atención asignado al canal. Para el recordatorio hace falta además una plantilla aprobada por Meta.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No cobra la cita ni pide un anticipo. Muestra el precio del servicio, pero el cobro pasa por la pasarela de pagos que tengas conectada.
-
No escribe en tu Google Calendar ni en tu Outlook hasta que conectas la cuenta. Con la cuenta conectada, cada cita crea su evento, con enlace de Meet o Teams si el servicio es virtual, y los horarios que ofrece el Met descuentan lo que ya está ocupado afuera. Si la sincronización falla, la cita queda en Meteor y avisa para reintentar.
-
No agenda a nombre de un tercero. La reserva queda ligada a quien está escribiendo, que es justamente lo que evita las citas a nombre equivocado.
-
No decide sobreventa ni lista de espera. Si no hay hueco, dice que no hay hueco; llenar los espacios que se liberan sigue siendo una decisión del negocio.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
No. La agenda es nativa y opera sobre las tablas de tu propio espacio de trabajo, sin credenciales externas. Cal.com sigue existiendo como integración para quien ya lo usa y no quiere mover su operación.
Los huecos se consultan en el momento de ofrecer y la reserva se crea contra el hueco exacto. El segundo intento sobre el mismo espacio no encuentra disponibilidad y el Met ofrece la alternativa más cercana.
Sí, porque el recordatorio sale como plantilla aprobada por Meta, que es el único tipo de mensaje permitido fuera de la ventana de 24 horas. Sin plantilla aprobada, ese recordatorio simplemente no puede salir.
Sí. Cada servicio puede tener su recurso o su profesional, y la reserva se asigna al que corresponda; si no se indica ninguno, se toma el disponible.
El proceso completo
La rutina que usa esta automatización
Si prefieres que tu equipo de Mets haga el proceso entero, esta automatización es uno de sus pasos.
-
Rutina: Atención al cliente y ventas
Tu Met atiende a cada cliente que escribe por WhatsApp, Instagram, Messenger o el chat de tu web y lo lleva hasta el resultado: una venta cerrada, una cita en tu agenda o un caso resuelto.
Para entender el contexto
Guías del blog que la explican
- Cómo automatizar WhatsApp en una empresa: qué automatizar primero y qué no
Un recorrido completo de punta a punta, con los pasos exactos, para quien vende tiempo y no productos.
- Llenar la agenda sin llamadas: qué hace un Met de reservas de punta a punta
El orden concreto: servicios, huecos libres y reserva sobre el hueco elegido, sin pasos intermedios.
- Agendar citas por WhatsApp en una clínica: qué resuelve un agente de IA y qué no
La receta muestra el orden exacto: consultar servicios, pedir huecos libres y crear la reserva sobre el hueco elegido.
- Cuánto cuesta la API de WhatsApp Business y qué mueve esa cuenta
El caso contrario: casi todo ocurre dentro de la ventana que abre el cliente, donde entran los 1.000 mensajes de servicio gratis al mes de cada número.
- Chatbot de atención al cliente en WhatsApp: cómo usarlo sin perder el contexto
Una automatización concreta para ver cuándo una conversación termina en una acción registrada.
- Agentes de IA y chatbots no son lo mismo, y la diferencia se puede verificar
El ejemplo de este artículo, con los tres llamados en orden y qué hace cada uno.
- Cómo implementar un Met en WhatsApp Business: línea, permisos y prueba
El caso más común de arranque, con los llamados exactos que corren en cada paso.
- Qué debe traer un kit de IA para una pyme, y qué no es un kit
La primera tarea que recomendamos cerrar completa, con las herramientas que corren en cada paso.
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