Factura electrónica DIAN en ventas por WhatsApp: qué pedir al cliente y cómo encaja con Siigo o Alegra

La pregunta llega casi siempre igual: «si la venta la cierro por WhatsApp, ¿también tengo que facturar?». La respuesta corta es que el canal no cambia nada. Lo que define si expides factura electrónica es tu condición de obligado a facturar ante la DIAN, no por dónde te escribió el cliente. Lo que sí cambia con el chat es cómo recoges los datos, y ahí la DIAN puso reglas precisas en 2025.

¿La venta por WhatsApp se factura igual que la de mostrador?

Sí. La Resolución 000165 de 2023 desarrolla el sistema de facturación y dice que la factura de venta comprende la factura electrónica con validación previa a su expedición. Validación previa significa que la DIAN valida el documento, que lleva su código único (CUFE), antes de que se entregue al cliente. Nada de eso depende del canal de venta.

¿Qué datos puedo pedirle al cliente por el chat?

Desde la Resolución 000202 de 2025, que reescribió el artículo 69 de la 000165, la regla es cerrada:

Situación	Qué pides	Cómo sale la factura
El cliente pide la factura a su nombre	Nombre o razón social, tipo y número de identificación, correo electrónico	A su nombre, enviada al correo
El cliente no la pide a su nombre	Nada: no hay lugar a pedir datos	«Consumidor final», número 222222222222
Entregas a domicilio y la factura va a cédula o a consumidor final	La dirección del lugar de entrega	La dirección se registra en la factura (artículo 11)
Venta que no supera 5 UVT, sin impuestos	Lo mismo que arriba	Puede ir en documento equivalente POS, salvo que el cliente exija factura

La misma resolución dice que el negocio puede usar medios tecnológicos para recoger esos datos, pero que debe existir también un canal presencial y directo para que el cliente los entregue de forma verbal o escrita. Y deja anunciado un servicio de consulta de la DIAN para que, cuando esté disponible, baste con el número de identificación.

¿Qué hace un agente y qué hace tu software de facturación?

Paso	Lo hace el agente por WhatsApp	Lo hace tu software y tu equipo
Preguntar si quiere factura a su nombre	Sí
Pedir solo los tres datos permitidos, más la dirección de entrega si hay domicilio	Sí
Buscar o crear al cliente por su identificación	Sí, en Siigo
Mandar la cotización	Sí, en Siigo y Alegra
Crear la factura y enviarla a validación de la DIAN	No	Sí, con aprobación
Entregar la factura validada al correo del cliente	No	Sí, el software de facturación

La razón de la línea es simple: una factura emitida con un error no se borra, se corrige con nota crédito. Preparar es rápido y barato de revisar; emitir es un acto con consecuencias fiscales. La guía de facturar y cobrar desde el chat explica esa línea con más detalle.

Cómo lo hace Meteor

• Por WhatsApp, todo lo que rodea a la factura. Con Siigo, el Met busca y crea terceros por NIT o cédula, consulta precios y disponibilidad, manda la cotización con su link y revisa cartera. Con Alegra, identifica al cliente por teléfono o NIT, cotiza y lista facturas con su saldo.
• La emisión, desde la plataforma y con aprobación. Los conectores de Siigo y Alegra rechazan las herramientas de facturación cuando la petición llega por un canal, y no es una opción que se pueda activar. En Siigo, la factura electrónica con aprobación se crea solo después de una aprobación explícita, y el envío a la DIAN es una decisión aparte. En Alegra, el Met crea el borrador y la emisión se hace en Alegra.
• Le indicas al Met qué pedir. El prompt del Met es contenido de tu espacio de trabajo: ahí le instruyes que pregunte si el cliente quiere factura a su nombre y que pida únicamente los datos del artículo 69, más la dirección de entrega cuando haya domicilio.

La solución de facturación electrónica reúne el recorrido completo, y la página de Colombia muestra el resto de conexiones del país.

Lo que no es

Esto no es asesoría tributaria. Las resoluciones se citan con su número y su texto en el normograma de la DIAN, consultado el 28 de octubre de 2026. La DIAN las modifica y compila con frecuencia: el normograma ya marca la 000165 como compilada en la Resolución 000227 de 2025, con otra numeración. Antes de cambiar tu proceso, confírmalo con tu contador y con la versión vigente.