Automatización · Cobros y cartera

Responder por WhatsApp cuánto debe un cliente según FreshBooks

Un agente de IA responde por WhatsApp cuánto debe un cliente leyendo sus facturas, pagos y créditos en FreshBooks, sin entrar a la contabilidad.

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¿Cómo respondo por WhatsApp cuánto me debe un cliente sin abrir FreshBooks cada vez?

Un cliente escribe por WhatsApp para saber qué tiene pendiente. El Met elige el negocio correcto en FreshBooks, encuentra al cliente, lista sus facturas y abre las que siguen abiertas, revisa los pagos registrados y los créditos a su favor, y le responde qué facturas tiene pendientes y por cuánto, con lo que dice FreshBooks. Si el cliente asegura que ya pagó y el pago no aparece, el Met no lo marca: le dice que lo revisa el equipo. Todo es lectura; el conector de FreshBooks no escribe nada.

Qué la pone en marcha

Cuando el cliente escribe

Empieza cuando un cliente escribe por WhatsApp para preguntar cuánto debe, qué factura tiene pendiente o si ya le llegó un pago. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.

No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.

Quién la ejecuta

Met de facturación que responde saldos con FreshBooks

Área de Administración

No tiene un nombre propio sembrado: es un Met de facturación con FreshBooks conectado. Su trabajo termina cuando el cliente sabe qué facturas tiene pendientes, o cuando la diferencia que reclama queda en manos de una persona del equipo.

Lo ejecuta el Met de cotizaciones y cartera

Canales: WhatsApp

Qué hay que tener conectado

FreshBooks Cobrar y administrar

6 pasos · 6 herramientas

El procedimiento, paso a paso

Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.

1
Elegir el negocio correcto

El Met lista los negocios a los que tiene acceso la cuenta de FreshBooks y se queda con el que indicaste en la habilidad. Si la cuenta lleva varios negocios, consultar el equivocado daría un saldo que se ve normal y es de otra empresa.
- business_profile__list_businesses FreshBooks
2
Encontrar al cliente

El Met busca a la persona o a su empresa entre los clientes de FreshBooks. Antes de dar un saldo, compara lo que dice la persona con los datos del cliente, para no contarle a alguien lo que debe otro.
- accounting__list_clients FreshBooks
3
Listar sus facturas

El Met lista las facturas de ese cliente y separa las que siguen pendientes de las que ya están saldadas. Si el cliente pregunta por una sola, se queda con esa.
- accounting__list_invoices FreshBooks
4
Abrir las facturas pendientes

El Met abre cada factura pendiente para tener su detalle: qué se facturó, por cuánto y cuándo. Con eso le responde al cliente con datos concretos y no con un total sin explicación.
- accounting__get_invoice FreshBooks
5
Revisar los pagos registrados

El Met lista los pagos registrados para ese cliente. Si la persona dice que ya pagó y el pago aparece, se lo confirma; si no aparece, no lo da por hecho y le dice que el equipo lo revisa.
- accounting__list_payments FreshBooks
6
Descontar los créditos a su favor

El Met lista los créditos que el cliente tiene a favor y los tiene en cuenta en la respuesta. Después le dice qué facturas tiene pendientes y por cuánto, con lo que dice FreshBooks.
- accounting__list_credits_for_client FreshBooks

Antes de empezar

Qué necesitas tener listo

Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.

FreshBooks conectado en Met

En Met, abre Conexiones → FreshBooks → Conectar e inicia sesión con una cuenta que vea los clientes, las facturas y los pagos. El conector es de solo lectura: no hay escrituras que encender.
Pagos registrados al día en FreshBooks

Tu equipo registra en FreshBooks los pagos que recibe. Lo que no está registrado, el Met no lo ve, y el saldo que responde sale de lo que FreshBooks tiene.
Línea de WhatsApp con el Met asignado

El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met de facturación. La respuesta ocurre dentro de esa conversación; FreshBooks queda como fuente de los datos.

Los límites

Qué NO resuelve esta automatización

Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.

No cobra ni manda un enlace de pago. Para cobrar, el Met necesita otra integración de pagos; el conector de FreshBooks solo lee.
No registra el pago que el cliente dice haber hecho. Si no aparece en FreshBooks, el Met lo escala al equipo para que lo revise y lo registre.
No crea facturas ni manda recordatorios desde FreshBooks. Lo que el Met responde va por la conversación de WhatsApp.
No corrige un saldo mal registrado. Si una factura o un pago está mal en FreshBooks, el Met responde lo que hay; arreglarlo es trabajo de tu equipo.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre esta automatización

El Met revisa los pagos registrados. Si el pago aparece, se lo confirma; si no, le dice que el equipo lo va a revisar. No lo marca como pagado, porque el conector no escribe en FreshBooks.

No debería: la receta lo lleva a comparar lo que dice la persona con los datos del cliente antes de dar un saldo. Conviene que la habilidad diga qué datos tiene que confirmar.

Sirve para responder cuando el cliente pregunta. Para salir a cobrar por iniciativa propia hace falta una tarea programada y, fuera de la ventana de 24 horas, una plantilla aprobada por Meta.

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