Automatización · Atención y agendamiento
Recibir un reclamo de garantía con un formulario de Jotform por WhatsApp
Un agente de IA comparte por WhatsApp tu formulario de garantía de Jotform, confirma que llegó la respuesta y resume los reclamos para tu equipo.
¿Cómo recibo por WhatsApp un reclamo de garantía con fotos y datos completos, sin pedirlos uno por uno?
Un Met conectado a Jotform encuentra tu formulario de garantía y le comparte el enlace al cliente en la misma conversación de WhatsApp, para que adjunte la factura, las fotos y la descripción en un solo lugar. Después revisa las respuestas recientes del formulario, encuentra la de esa persona y le confirma lo que registró. Si prefiere el correo, el Met le asigna el formulario a su dirección. Al cierre de la semana, tu equipo le pide al Met un resumen de los reclamos con sus motivos más repetidos.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando un cliente escribe por WhatsApp para reclamar la garantía de un producto que compró. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de atención posventa
Área de Atención al cliente
No tiene nombre propio sembrado: es el Met que ya atiende el WhatsApp de la empresa, con Jotform conectado. Su trabajo termina cuando el reclamo quedó completo en Jotform y el cliente sabe que llegó.
Lo ejecuta el Met de atención al cliente
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Jotform Automatizar y colaborar
6 pasos · 5 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Encontrar el formulario de garantía
El Met busca en tu cuenta de Jotform el formulario que tu equipo indicó para garantías, por su título. Si hay versiones viejas con nombres parecidos, usa el que está en las instrucciones del Met y no el primero que aparece.
- 2
Compartir el enlace en la conversación
El Met abre el formulario para tomar su enlace y se lo comparte al cliente por WhatsApp, con una línea sobre qué tener a mano: la factura, las fotos del daño y la fecha de compra. La persona lo llena en Jotform.
- 3
Revisar que la respuesta llegó
Cuando el cliente dice que ya lo envió, el Met consulta las respuestas del formulario de ese día, ordenadas de la más reciente a la más antigua, y busca la que tiene su nombre o su correo. Si no la encuentra, se lo dice en vez de darla por recibida.
- 4
Confirmar los datos con el cliente
El Met abre esa respuesta y le confirma al cliente el producto, la fecha de compra y el motivo que registró. Si algo no coincide con lo que contó en el chat, se lo hace notar para que lo corrija en Jotform.
- 5
Invitar por correo si no puede abrirlo
Si la persona no puede abrir el enlace desde el teléfono, el Met le asigna el formulario a su correo con una invitación personalizada. Jotform envía esa invitación; por WhatsApp sigue bastando con el enlace.
- 6
Resumir los reclamos de la semana
Desde el chat interno, tu equipo le pide al Met un resumen de los reclamos de la semana. Él analiza las respuestas del formulario y devuelve cuántos llegaron, los motivos que más se repiten y los productos con más casos.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Jotform conectado en Met
En Met, ve a Conexiones, busca Jotform y toca Conectar. Inicias sesión en la ventana de Jotform y apruebas el acceso.
-
Un formulario de garantía publicado
Tu equipo arma en Jotform el formulario con los campos que necesita, como factura, fotos, producto y motivo, y pone su título en las instrucciones del Met.
-
Línea de WhatsApp con el Met asignado
Tu empresa conecta su línea de WhatsApp Business API en Met y asigna el Met que atiende la posventa. El enlace del formulario se comparte en esa conversación.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No aprueba ni rechaza la garantía. Recibe el reclamo completo; la decisión es de tu equipo según tu política.
-
No llena el formulario por el cliente ni recibe las fotos dentro del chat para subirlas. Las fotos se adjuntan en el formulario de Jotform.
-
No pide confirmación antes de escribir en Jotform. El control está en qué acciones deja encendidas el admin del espacio de trabajo.
-
No supera los límites de tu plan de Jotform, como la cantidad de respuestas al mes. Si se alcanzan, Jotform deja de recibir respuestas hasta el siguiente ciclo o hasta subir de plan.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
Porque un reclamo de garantía pide varios datos y adjuntos a la vez. En el formulario quedan completos y ordenados en un solo registro, en vez de repartidos en veinte mensajes.
Revisa las respuestas recientes del formulario y busca el nombre o el correo que la persona dio en el chat. Si no aparece, le pide confirmar con qué datos lo llenó.
No. Sirve para ver los motivos y productos que más se repiten; cada reclamo se revisa en Jotform con su respuesta completa.
Tu empresa, con su plan de Jotform. Jotform no cobra aparte por el servidor MCP y Met no cobra Energía por estas llamadas.
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