Automatización · Atención y agendamiento
Pasar un reclamo de WhatsApp a un ticket y una tarea de Teamwork.com
Un agente de IA convierte un reclamo que llega por WhatsApp en un ticket de Teamwork Desk y en una tarea para el equipo, enlazados entre sí.
¿Cómo convierto un reclamo que llega por WhatsApp en un ticket y una tarea de Teamwork.com?
Cuando un cliente reporta un problema por WhatsApp, un Met conectado a Teamwork.com lo busca entre los clientes de Teamwork Desk o lo crea, revisa si ya tiene un ticket abierto por lo mismo y, si no, abre uno con lo que contó. Después crea la tarea en la lista de tareas que tu equipo usa para estos casos y la enlaza al ticket, para que el ticket muestre el trabajo. Crear tickets y crear tareas arrancan apagadas en Met: el admin tiene que encenderlas para que la receta corra completa.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando un cliente escribe por WhatsApp para reportar una falla, un error en un entregable o algo que no funciona. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento en esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de soporte que escala reclamos
Área de Atención al cliente
Es el Met que atiende el WhatsApp del negocio, con Teamwork.com conectado. Su trabajo termina cuando el reclamo quedó como ticket en Desk, con su tarea enlazada, y el cliente sabe que su caso está abierto.
Lo ejecuta el Met de atención al cliente
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Teamwork.com Automatizar y colaborar
6 pasos · 7 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Encontrar al cliente en Desk
El Met busca al cliente en Teamwork Desk por su correo o su empresa. Si no existe, lo crea con su nombre, su correo y su teléfono.
- 2
Revisar si ya hay un ticket
Antes de abrir otro, el Met busca los tickets de ese cliente por estado y tema. Si ya hay uno abierto por lo mismo, le dice al cliente que su caso sigue en curso.
- 3
Abrir el ticket
Si no hay ticket, el Met lo crea en la bandeja que tu equipo indicó, con el asunto y lo que contó el cliente. Esta acción arranca apagada: sin ella, el Met avisa al equipo para que lo abra.
- 4
Ubicar la lista de tareas
El Met lista las listas de tareas del proyecto de soporte y toma la que tu equipo usa para los reclamos, en vez de dejar la tarea suelta.
- 5
Crear la tarea para el equipo
El Met crea la tarea con el resumen del reclamo y el enlace al ticket. Crear tareas también arranca apagada, así que el admin la enciende si quiere este paso.
- 6
Enlazar la tarea al ticket
El Met enlaza la tarea al ticket de Desk para que quien atiende el ticket vea el trabajo que se está haciendo, y le confirma al cliente que su caso quedó abierto.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Teamwork.com con Desk y un proyecto de soporte
Tu equipo usa Teamwork Desk para los tickets y tiene un proyecto con una lista de tareas para los reclamos. Dile al Met en la habilidad cuál bandeja y cuál lista usar.
-
Teamwork.com conectado con las acciones encendidas
En Met, abre Conexiones → Teamwork.com → Conectar y autoriza. El admin enciende crear tickets y crear tareas, que arrancan apagadas.
-
Línea de WhatsApp con el Met asignado
El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met que atiende clientes. El reclamo se toma dentro de esa conversación.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No arregla el problema. Deja el caso registrado y enlazado; la solución la trabaja tu equipo en la tarea.
-
No crea el ticket ni la tarea si esas acciones siguen apagadas. En ese caso el Met busca, avisa al equipo y el registro se hace en Teamwork.com.
-
No te pide confirmación en el chat antes de crear: si la acción está encendida, la ejecuta. El admin decide qué escrituras quedan encendidas.
-
No le responde al cliente desde Desk en esta receta. La respuesta va por WhatsApp; responder tickets es otra acción, que también arranca apagada.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
Porque el servidor de Teamwork las marca como acciones destructivas y en Met esas arrancan apagadas. El admin las enciende en Conexiones.
Solo si el ticket se crea con el aviso al cliente. Si tu equipo no lo quiere, lo deja escrito en la habilidad y el Met no lo pide.
El Met busca primero sus tickets. Si hay uno abierto por el mismo tema, no abre otro y le dice que su caso sigue en curso.
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