Automatización · Ventas y cotización

Enviar una propuesta de PandaDoc a firmar desde WhatsApp

Un agente de IA crea en PandaDoc la propuesta que el cliente aceptó por WhatsApp, la envía a firmar y le cuenta en qué estado va.

Quiero verlo con mi operación Ver todas las automatizaciones

¿Cómo envío una propuesta de PandaDoc a firmar apenas el cliente acepta por WhatsApp?

Un Met conectado a PandaDoc, cuando el cliente acepta por WhatsApp, primero busca si ya existe un documento a su nombre para no duplicarlo. Si no existe, crea el documento en tu cuenta de PandaDoc con los datos que el cliente confirmó, revisa sus detalles y su contenido, y lo envía a sus destinatarios desde PandaDoc. Cuando el cliente pregunta después, el Met consulta el estado del documento y le dice si ya está completado o sigue pendiente. La firma ocurre en PandaDoc, no en el chat.

Qué la pone en marcha

Cuando el cliente escribe

Empieza cuando el cliente acepta la propuesta por WhatsApp y pide el documento para firmar, o cuando vuelve a escribir para preguntar por él. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento en esa conversación.

No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.

Quién la ejecuta

Met de ventas que cierra propuestas

Área de Ventas

Es el Met que ya lleva la conversación comercial por WhatsApp, con PandaDoc conectado. Su trabajo termina cuando el documento salió a nombre de la persona correcta y el cliente sabe en qué estado está.

Lo ejecuta el Met de cierre de ventas

Canales: WhatsApp

Qué hay que tener conectado

PandaDoc Cobrar y administrar

5 pasos · 6 herramientas

El procedimiento, paso a paso

Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.

1
Buscar si el cliente ya tiene un documento

El Met busca en PandaDoc un documento con el nombre del cliente o de su empresa. Si ya existe uno en curso, trabaja sobre ese en lugar de crear otro, para que el cliente no reciba dos propuestas.
- pandadoc_documents_search PandaDoc
2
Crear el documento con los datos confirmados

Con el nombre, el correo y lo que se acordó en la conversación, el Met crea el documento en PandaDoc. Si tu empresa usa una plantilla, la indica en las instrucciones del Met, porque el conector no puede listar plantillas.
- pandadoc_documents_create PandaDoc
3
Revisar el documento antes de enviarlo

El Met consulta los detalles y el contenido del documento recién creado y comprueba que el destinatario y lo acordado coincidan con la conversación. Si algo no cuadra, avisa a tu equipo en vez de enviarlo.
- pandadoc_documents_details_get PandaDoc
- pandadoc_documents_content_get PandaDoc
4
Enviar el documento desde PandaDoc

Con el documento listo, el Met lo envía a sus destinatarios desde PandaDoc y le dice al cliente por WhatsApp que lo recibirá de PandaDoc para firmarlo.
- pandadoc_documents_send PandaDoc
5
Contar en qué va la firma

Cuando el cliente pregunta, el Met consulta el estado del documento en PandaDoc y le responde si ya está completado o si sigue pendiente, con lo que reporta PandaDoc y no con una suposición.
- pandadoc_documents_status_get PandaDoc

Antes de empezar

Qué necesitas tener listo

Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.

PandaDoc conectado en Met

En Met, abre Conexiones → PandaDoc → Conectar. Se abre una ventana de PandaDoc para que inicies sesión y autorices a Met. Sirve una cuenta de la región global (app.pandadoc.com).
Crear y enviar encendidos

El admin del espacio de trabajo deja encendidas las acciones de crear y enviar documentos en el conector. Si las apaga, el Met solo puede buscar y consultar.
Instrucciones con la plantilla y el contenido

Tu equipo escribe en las instrucciones del Met qué plantilla o qué contenido usar en la propuesta, porque el conector no lista las plantillas de PandaDoc.

Los límites

Qué NO resuelve esta automatización

Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.

No hace firmar dentro de WhatsApp. PandaDoc envía el documento a sus destinatarios y la firma ocurre en PandaDoc.
No negocia precios ni cambia condiciones por su cuenta. Usa lo que tu equipo dejó en las instrucciones y lo que el cliente confirmó.
No atiende cuentas de la región europea de PandaDoc, que usan otro servidor distinto del que usa Met.
No pide confirmación en el chat antes de crear o enviar. El control está en qué acciones deja encendidas el admin del espacio de trabajo.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre esta automatización

PandaDoc envía el documento a los destinatarios que tenga. El Met pide los datos de cada persona en la conversación, pero no inventa firmantes que el cliente no nombró.

El Met puede actualizar el documento si esa acción está encendida, o pasarle el caso a tu equipo si el cambio toca precio o condiciones que no están en sus instrucciones.

Tu empresa, con su plan de PandaDoc. Meteor no revende PandaDoc y no cobra Energía por estas llamadas.

Sigue por aquí