Automatización · Atención y agendamiento
Enviar por WhatsApp la ficha técnica correcta que tu equipo guarda en Box
Un agente de IA busca en Box la ficha técnica que pide el cliente, responde su duda con lo que dice el documento y le manda el enlace.
¿Cómo hago que mi WhatsApp mande la ficha técnica correcta que tenemos guardada en Box?
Un Met conectado a Box, cuando un cliente pide por WhatsApp la ficha técnica de un producto, busca la carpeta de fichas y el archivo por el nombre o la referencia, revisa sus detalles para confirmar que es la versión vigente y, si el cliente tiene una duda puntual, le pregunta a Box AI sobre ese documento y le contesta con lo que dice. Después le manda el enlace compartido del archivo y deja un comentario en Box con quién lo pidió. Mandar el enlace exige que el admin de Box habilite los enlaces compartidos, que vienen apagados en Box; sin eso, el Met responde la duda pero no comparte el archivo.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando un cliente escribe por WhatsApp para pedir la ficha técnica, el manual o las especificaciones de un producto. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de atención que comparte documentos de Box
Área de Atención al cliente
No tiene nombre propio sembrado: es el Met que ya atiende el WhatsApp del negocio, con Box conectado. Su trabajo termina cuando el cliente recibe la ficha técnica correcta o la respuesta que trae el documento, y el pedido queda anotado en el archivo para el equipo.
Lo ejecuta el Met de atención al cliente
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Box Automatizar y colaborar
6 pasos · 6 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Ubicar la carpeta de fichas técnicas
El Met busca por nombre la carpeta que tu equipo indicó en la habilidad, por ejemplo «Fichas técnicas», para buscar ahí y no en todo Box. Conviene que el nombre no se repita.
- 2
Encontrar el archivo del producto
El Met busca por palabras clave el archivo que corresponde al producto o la referencia que nombró el cliente, y puede filtrar por extensión, por ejemplo solo PDF.
- 3
Confirmar que es la versión vigente
Antes de mandarlo, el Met revisa los detalles del archivo, como su versión y su fecha, para no compartir una ficha vieja. Si hay dos parecidas, le pregunta al cliente cuál de los dos productos busca.
- 4
Responder la duda con lo que dice la ficha
Si el cliente pregunta algo puntual, como una medida, un voltaje o una garantía, el Met le pregunta a Box AI sobre ese archivo y responde con lo que dice, citando la ficha cuando hay cita. Box AI lee hasta 1 MB de texto del archivo.
- 5
Mandar el enlace del archivo
Si el admin de Box habilitó los enlaces compartidos, el Met crea o actualiza el enlace del archivo y se lo manda al cliente en la conversación. Si no están habilitados, le responde la duda y le dice que alguien del equipo le envía el archivo.
- 6
Dejar anotado quién la pidió
El Met deja un comentario en el archivo con la fecha y el cliente que pidió la ficha, para que tu equipo de ventas vea en Box qué productos están preguntando.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Una carpeta de fichas técnicas en Box
Tu equipo guarda una ficha por producto, con un nombre que incluya la referencia, en una carpeta que la cuenta conectada pueda ver. Lo que no está en esa carpeta, el Met no lo encuentra.
-
Box conectado en Met con su Client ID
El admin de Box crea credenciales de integración del Box MCP server en la Admin Console, registra la URL de retorno que muestra Met y copia el Client ID y el Client Secret. En Met, abre Conexiones → Box → Conectar, pega los dos y autoriza.
-
Enlaces compartidos habilitados en Box
La acción de crear enlaces compartidos viene apagada en Box. El admin de Box la enciende en el control de acceso a herramientas del Box MCP server para que el Met pueda mandar el archivo.
-
Línea de WhatsApp con el Met asignado
El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met que atiende clientes. La conversación ocurre ahí; Box queda como el lugar donde viven los documentos.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No actualiza la ficha técnica. Si el archivo en Box está desactualizado, el Met manda esa versión; mantener las fichas al día es trabajo de tu equipo.
-
No adjunta el archivo como documento en el chat: manda el enlace compartido de Box. Ese enlace puede ser abierto, así que en esa carpeta conviene guardar solo lo que se puede compartir.
-
No lee más de 1 MB de texto por archivo con Box AI. En una ficha muy larga, la respuesta sale solo de la primera parte del documento.
-
No pide confirmación en el chat antes de crear el enlace o el comentario: si esas acciones están encendidas, las usa. El admin decide en Conexiones qué escrituras quedan encendidas.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
El Met igual encuentra la ficha y responde la duda con lo que dice el documento, pero no puede mandar el archivo. Le avisa al cliente que alguien del equipo se lo envía.
No, si el enlace es abierto: la acción puede crear enlaces abiertos, que se abren sin cuenta de Box. Si el enlace no es abierto, el cliente necesita acceso a ese archivo en Box.
No. El Met solo ve lo que la persona que conectó Box ya puede ver. Si las fichas están en una carpeta privada de otra persona, el Met no las encuentra.
Tu empresa, con su propio plan de Box. Meteor no revende Box: el conector usa la cuenta y la licencia que ya tienen.
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