Automatización · Atención y agendamiento
Crear en Todoist una tarea por cada encargo que llega por WhatsApp y responder su estado
Un agente de IA convierte cada encargo de WhatsApp en una tarea de Todoist con fecha y responsable, y responde al cliente en qué va.
¿Cómo hago que cada pedido que me llega por WhatsApp quede como tarea en Todoist sin copiarlo a mano?
Un Met conectado a Todoist toma el encargo que el cliente hace por WhatsApp y lo convierte en una tarea del proyecto que usa tu equipo, en la sección que corresponde, con la fecha acordada y la persona responsable. Lo que el cliente dijo queda en la descripción y, si agrega un dato después, como comentario en la misma tarea. Cuando el cliente vuelve a preguntar en qué va su pedido, el Met busca la tarea, lee los comentarios del equipo y le responde con eso. Tu equipo sigue trabajando en Todoist como siempre: el Met no completa, no borra ni cambia la fecha de las tareas.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando un cliente escribe por WhatsApp para hacer un encargo o para preguntar cómo va uno que ya hizo. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de atención que registra encargos en Todoist
Área de Atención al cliente
No tiene nombre propio sembrado: es el Met que ya atiende el WhatsApp del negocio, con Todoist conectado. Su trabajo termina cuando el encargo queda como tarea con responsable, o cuando el cliente recibe el estado que tu equipo dejó escrito en Todoist.
Lo ejecuta el Met de atención al cliente
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Todoist Automatizar y colaborar
6 pasos · 7 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Ubicar el proyecto de encargos
El Met busca por nombre el proyecto que tu equipo indicó en la habilidad, por ejemplo «Encargos», y se queda con su ID. Conviene que el nombre no se repita entre los proyectos de la cuenta.
- 2
Elegir la sección que corresponde
Si el proyecto está dividido en secciones, como «Nuevos», «En producción» y «Listos», el Met busca la sección donde entran los encargos nuevos para crear ahí la tarea.
- 3
Encontrar a la persona responsable
El Met busca por nombre o correo a la persona del equipo que atiende ese tipo de encargo y obtiene su ID. Solo puede asignar a alguien que colabore en el proyecto de Todoist.
- 4
Crear la tarea del encargo
El Met crea la tarea con un nombre corto y reconocible, la descripción con lo que pidió el cliente y su teléfono, la fecha acordada en lenguaje natural, la prioridad y la persona responsable. Le confirma al cliente que su encargo quedó registrado.
- 5
Sumar los datos que llegan después
Si el cliente manda un dato más, como una medida, un color o una dirección nueva, el Met lo deja como comentario en la tarea y puede avisar a los colaboradores del proyecto para que lo vean.
- 6
Responder en qué va el pedido
Cuando el cliente pregunta por su encargo, el Met busca la tarea por el texto del pedido o el nombre del cliente, lee los comentarios que dejó el equipo y le responde con lo que dicen. Si no hay novedades escritas, se lo dice así, sin inventar un avance.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Un proyecto de Todoist para los encargos
Tu equipo tiene un proyecto donde entran los encargos, idealmente con secciones por etapa, y las personas responsables están invitadas como colaboradoras de ese proyecto.
-
Todoist conectado en Met
En Met, abre Conexiones → Todoist → Conectar y autoriza con una cuenta que vea el proyecto de encargos. Crear tareas y comentarios no arranca apagado: el admin decide si los deja encendidos.
-
Línea de WhatsApp con el Met asignado
El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met que atiende clientes. La conversación ocurre ahí; Todoist queda como el lugar donde tu equipo lleva el trabajo.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No cambia la fecha ni el contenido de una tarea ya creada: actualizar tareas arranca apagada y esta receta no la usa. Si el cliente pospone, el Met deja el cambio como comentario y tu equipo ajusta la fecha en Todoist.
-
No marca el encargo como terminado. Completar tareas arranca apagado y en esta receta lo hace tu equipo en Todoist cuando el trabajo está listo.
-
No le escribe solo al cliente cuando el equipo termina: el Met responde el estado cuando el cliente pregunta, porque no recibe avisos de Todoist.
-
No pide confirmación en el chat antes de crear la tarea o el comentario: si esas acciones están encendidas, los crea. El admin decide qué escrituras quedan encendidas.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
El Met no puede asignarle la tarea: Todoist solo acepta responsables que colaboren en el proyecto. Invítala al proyecto en Todoist y la siguiente tarea ya le llega.
No. El cliente solo habla con el Met por WhatsApp; la tarea, los comentarios y los responsables quedan dentro de la cuenta de Todoist de tu empresa.
Sí. El Met busca las secciones que ya existen en el proyecto y puede poner etiquetas a la tarea. Lo que no existe en Todoist, el Met no lo inventa: lo crea tu equipo.
La receta usa la cuenta y el plan de Todoist que ya tiene tu empresa. Meteor no revende Todoist, y lo que permita tu plan, como el historial de actividad, lo define Todoist.
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