Automatización · Atención y agendamiento
Responder qué hay reservado y qué debe el huésped sin abrir LobbyPMS
Un Met lee reservas, habitaciones, canales, consumos y saldos del hotel en LobbyPMS y contesta por WhatsApp. Solo lectura, y hoy en verificación.
¿Cómo contesto qué hay reservado y cuánto debe un huésped sin abrir LobbyPMS?
Un Met de recepción conectado a LobbyPMS lee cinco cosas del PMS y contesta con ellas en el chat del hotel, qué reservas hay registradas, qué habitaciones existen y de qué tipo, por qué canal entró cada una, qué se puede consumir y a qué precio, y en qué va la cuenta del huésped. Todo eso es consulta. Las cinco herramientas del conector leen y ninguna escribe, así que reservar, mover fechas, hacer check-in, cargar un consumo o cobrar se sigue haciendo dentro de LobbyPMS. Y hay una advertencia mayor que conviene leer antes que nada, el conector está EN VERIFICACIÓN. Sus rutas están confirmadas, pero la forma de sus respuestas no, así que hoy las herramientas no devuelven datos, responden con el detalle de lo que falta mapear. Esta página es el procedimiento que corre cuando ese mapeo cierre, y conectar el token de tu hotel es justamente lo que lo cierra.
Dónde aplica: Colombia. LobbyPMS es un PMS colombiano, usado sobre todo por hoteles, hostales y glampings del país. El token es por propiedad, así que cada hotel conecta el suyo.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Nadie programa nada. El Met asignado al canal recibe el mensaje de quien está en recepción, escrito en lenguaje corriente («¿a nombre de quién está la 204?», «¿cuánto lleva consumido la 12?»), y responde en la misma conversación. Sirve igual desde el celular del recepcionista que desde el computador del mostrador.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de recepción
Área de Atención al cliente
No es un Met con nombre sembrado, es un Met interno del hotel que habla con el equipo del mostrador y no con el huésped. Su trabajo es que recepción responda sin dejar esperando a quien tiene enfrente mientras alguien busca la reserva en otra pantalla.
Lo ejecuta el Met de agendamiento
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- LobbyPMS Vender y atender
5 pasos · 5 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Ver qué reservas tiene registradas el hotel
Es el punto de partida, porque en la reserva vive el huésped, sus fechas, la habitación asignada y el saldo. Sirve para la pregunta que de verdad llega al mostrador, «¿a nombre de quién está la 204 y hasta cuándo se queda?». Lo que este paso NO hace todavía, y conviene saberlo aquí y no después, es filtrar por rango de fechas, porque ese filtro es una de las piezas del contrato que siguen sin verificar.
- 2
Ubicar la habitación en el inventario del hotel
Una reserva nombra una habitación y el mostrador necesita saber cuál es, su tipo, su capacidad y su tarifa. El listado es el inventario tal como el hotel lo cargó en su PMS, no una lista escrita a mano en el prompt que envejece a la semana. Queda sin resolver si el estado de ocupación (libre, ocupada, en limpieza) vive en este recurso o hay que cruzarlo con las reservas, y hasta saberlo el Met no afirma que una habitación esté libre.
- 3
Decir por qué canal entró la reserva
Un hotel no vende solo por su página, vende por las agencias en línea, por teléfono y en el mostrador, y la respuesta correcta cambia según el canal, porque de él dependen la tarifa, la política de cancelación y quién cobra. El listado devuelve los canales que el hotel tiene configurados en LobbyPMS. Es también el recurso del que menos sabemos, falta confirmar si trae los canales conectados con su estado de sincronización o el catálogo de los disponibles.
- 4
Responder qué vende el hotel además de la habitación
Restaurante, minibar y servicios. El catálogo de consumos es lo que permite contestar qué se puede pedir y por cuánto sin que nadie mantenga esa lista por fuera del PMS, y el precio sale de LobbyPMS y nunca del modelo. Falta verificar si ese precio ya viene con impuesto incluido, así que el Met entrega la cifra tal como el PMS la devuelva en vez de sumarle o restarle un impuesto por su cuenta. Leer el catálogo no es cargar el consumo a la cuenta, y eso último no lo hace el conector.
- 5
Consultar en qué va la cuenta del huésped
Las facturas y folios son el recurso más delicado de los cinco, porque son cifras que alguien va a pagar en el mostrador y un campo mal mapeado aquí es plata mal cobrada. Por eso es el último que se dará por bueno, y por eso el Met no redondea, no suma ítems por su cuenta y no anticipa un total. Cuando el mapeo cierre, responde el saldo con los ítems que el PMS entregue. Cobrarlo es otra cosa y esa no la hace ninguna de las cinco herramientas.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Un hotel operando en LobbyPMS
El conector lee lo que ya está en el PMS. No crea la cuenta, no carga el inventario de habitaciones y no arma el catálogo de consumos. Si las reservas todavía viven en una hoja de cálculo, esta receta no tiene de dónde leer.
-
El token de API del hotel
Lo genera el propio hotel, con un usuario administrador, en Configuración, Usuarios, permisos y API, Ver Token. Es por propiedad, así que cada hotel conecta el suyo y Meteor no puede generarlo por ti. Las credenciales se configuran por espacio de trabajo.
-
La IP de Meteor autorizada, si tu hotel restringe por IP
LobbyPMS permite limitar el token a ciertas direcciones. Si tu hotel activó esa restricción, hay que registrar la IP de salida de Meteor en ese mismo panel o todo responde con error de autenticación. Es la causa más común de una conexión que falla con un token que sí es válido.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No devuelve datos todavía. El conector está en verificación, así que las cinco herramientas responden con el detalle de lo que falta mapear y el Met tiene instrucciones de decirlo tal cual en vez de completar el dato por su cuenta.
-
No reserva, no cambia fechas y no cancela. Las cinco herramientas leen y nada más, cualquier movimiento sobre una reserva se hace dentro de LobbyPMS.
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No hace check-in ni check-out, no asigna habitaciones y no entrega llaves. Nada de eso existe como herramienta, ni siquiera bloqueada esperando la verificación.
-
No cobra ni carga consumos al folio. No genera enlaces de pago, no registra pagos y no cierra la cuenta de un huésped, eso sigue pasando por el medio de cobro que ya use el hotel.
-
No confirma disponibilidad. Responder «¿hay habitación del 12 al 15?» exige filtrar reservas por rango de fechas, y ese filtro es justamente una de las piezas sin verificar.
-
No es un canal para el huésped. El saldo de un folio y las reservas de otras personas son datos sensibles, así que esta receta está escrita para el equipo del hotel y no para contestarle a quien escriba al WhatsApp público.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
Puedes activar el conector y cargar tu token, y eso es justo lo que ayuda a cerrar la verificación. Lo que todavía no puedes es apoyar la atención en sus respuestas, porque mientras el mapeo siga abierto las herramientas avisan lo que falta en vez de devolver datos.
Porque el procedimiento es real y su límite también, y las dos cosas caben en la misma página. Las cinco rutas del PMS están confirmadas por sondeo y el bloqueo que las frena está en el código a propósito, para que un hotel no reciba disponibilidad ni folios inventados. Lo que falta es el token de una cuenta real, y aquí queda escrito qué se destraba cuando llegue.
No, y es la respuesta que más duele. Saber qué está libre exige cruzar el inventario de habitaciones con las reservas filtradas por fecha, y ese filtro por rango es una de las piezas que no están verificadas. Hasta que lo esté, el Met dice que no puede confirmar disponibilidad en vez de arriesgar un sí.
Técnicamente el flujo sería el mismo, pero conviene pensarlo antes. El saldo de un folio y las reservas del hotel son datos de otras personas, y el conector no verifica quién pregunta, esa identificación la tiene que poner el hotel. Por eso está escrita para el mostrador.
El token de LobbyPMS es por propiedad y las credenciales se configuran por espacio de trabajo en Meteor, así que cada hotel va en el suyo. Es exactamente lo que se quiere, la recepción de una sede no debería encontrar el folio de otra.
El Met dice que no pudo consultar y ofrece pasar la solicitud a recepción. No hay una copia local de las reservas ni del inventario, y una respuesta inventada sobre una habitación o un saldo es peor que un «no pude consultar».
Conectando el token de tu hotel. Con una cuenta real se pueden leer los cuerpos que devuelve el PMS, escribir los normalizadores y retirar el bloqueo. El primer hotel que lo haga es el que define cómo queda el conector para todos los demás.
Para entender el contexto
Guías del blog que la explican
- Conserje digital para hoteles: qué puede responder solo y qué necesita una persona
La receta muestra la consulta concreta: reservas, estado de la habitación y cuenta, contra el PMS y no contra una copia.
Sigue por aquí
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