Automatización · Ventas y cotización
Confirmar por WhatsApp los acuerdos de una reunión grabada en Avoma y registrar su resultado
Un agente de IA busca en Avoma la reunión con tu cliente, le confirma por WhatsApp lo acordado y deja registrado el resultado de la reunión.
¿Cómo le confirmo al cliente por WhatsApp lo que acordamos en la reunión grabada con Avoma?
Un Met conectado a Avoma toma la fecha de hoy, busca la reunión con el cliente en el rango que corresponde y la abre para confirmar que es la correcta por sus asistentes. Después trae las notas de Avoma, con los puntos clave, las decisiones y las tareas, y le escribe al cliente por WhatsApp un resumen de lo acordado con esos datos. Al final lista las opciones de resultado de tu organización y fija en la reunión la que corresponde, para que tu equipo lo vea en Avoma sin tener que cargarlo a mano.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando el cliente escribe por WhatsApp después de la reunión, por ejemplo para preguntar qué sigue o para pedir lo que quedó pendiente. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de seguimiento comercial
Área de Ventas
Es el Met que atiende a los clientes después de una reunión de ventas, con Avoma conectado. Su trabajo termina cuando el cliente tiene por escrito lo acordado y la reunión tiene su resultado en Avoma.
Lo ejecuta el Met de cierre de ventas
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Avoma Automatizar y colaborar
6 pasos · 6 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Saber qué día es
El Met pide a Avoma la fecha y la hora actuales en UTC, para calcular bien el rango de búsqueda cuando el cliente dice ayer o la semana pasada.
- 2
Encontrar la reunión con el cliente
Con ese rango, el Met lista las reuniones y usa el filtro de asistentes para dar con la reunión del cliente de la que habla.
- 3
Confirmar que es la correcta
El Met abre el detalle de la reunión para revisar el título, el horario y los asistentes antes de usar su contenido. Si hay dos parecidas, le pregunta al cliente cuál era.
- 4
Traer lo que se acordó
El Met trae las notas estructuradas de Avoma, con los puntos clave, las decisiones y las tareas, y le escribe al cliente un resumen con esos datos, no con lo que recuerde de la conversación.
- 5
Ver las opciones de resultado
El Met lista las opciones de resultado de reunión que definió tu organización en Avoma, para usar una que exista y no inventar otra.
- 6
Registrar el resultado de la reunión
Con lo que dice el cliente, el Met fija en la reunión el resultado que corresponde, según sus instrucciones. Este paso pide que la acción de fijar el resultado esté encendida.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
El conector listo de Avoma
En Met, abre Conexiones → Avoma → Conectar, inicia sesión en Avoma y autoriza el acceso con una cuenta que vea las reuniones de tu equipo de ventas.
-
Opciones de resultado definidas en Avoma
El último paso usa las opciones de resultado que tu organización ya configuró en Avoma. Si no hay ninguna, la receta llega hasta el resumen para el cliente.
-
Una línea de WhatsApp con el Met asignado
Conectas tu línea de WhatsApp Business API en Met y le asignas el Met de seguimiento. Avoma queda como la memoria de las reuniones; la conversación ocurre en WhatsApp.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No sirve si la reunión no se grabó en Avoma. Sin grabación no hay notas ni transcripción que consultar, y el Met no puede confirmar lo acordado.
-
No le pide confirmación a nadie antes de fijar el resultado. Si la acción está encendida, el Met lo registra con lo que el cliente dijo en el chat.
-
No mueve el negocio en tu CRM. Avoma lista las etapas del CRM conectado, pero cambiar la etapa se hace en el CRM.
-
No le manda al cliente la grabación. El Met trabaja con las notas y la transcripción; compartir el video se hace desde Avoma.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
El Met puede abrir la transcripción de la reunión, que la ficha de Avoma también trae, y citar lo que dijo cada persona y en qué momento.
El Met las lista y revisa el detalle de cada una. Si no puede saber cuál es, le pregunta al cliente antes de resumir.
La ficha de Avoma trae esa acción. Esta receta no la usa: solo registra el resultado de la reunión.
El Met responde en el idioma que definen sus instrucciones, con los datos de las notas de Avoma. Las notas no se cambian en Avoma.
Sigue por aquí
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