Automatización · Atención y agendamiento
Agendar citas de optometría por WhatsApp con Softix
Un agente de IA agenda citas de optometría por WhatsApp con Softix: busca al paciente, ofrece horarios libres por sede y crea la reserva.
¿Cómo dejo que mis pacientes agenden una cita de optometría por WhatsApp en la sede correcta?
Un Met conectado a Softix pide la cédula, busca al paciente y solo lo registra cuando no existe. Después pregunta la sede, la fecha y si prefiere mañana o tarde. La disponibilidad no sale de una lista escrita en el chat: cruza las citas ocupadas de Softix con los horarios y los identificadores de optómetras que la óptica configuró para esa sede. El Met ofrece únicamente esos huecos, confirma fecha, hora, sede y tipo de cita en un solo mensaje, espera el sí del paciente y crea la reserva con el identificador interno del profesional que estaba libre. Lo que queda agendado es una cita de optometría; Softix no le entrega al Met la historia clínica ni el resultado del examen.
Dónde aplica: Colombia. El alta de pacientes de este conector guarda país CO y recibe un celular colombiano de diez dígitos sin el prefijo 57. Esta receta describe esa implementación.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando una persona escribe por WhatsApp para pedir una cita de optometría, preguntar qué horas hay o mover una reserva existente. No hay un trigger de mensaje que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de recepción para ópticas
Área de Atención al cliente
No tiene nombre propio sembrado: es el Met que ya atiende la línea de la óptica, con Softix conectado. Su trabajo termina cuando el paciente correcto queda en la sede y el horario que Softix aceptó, con el identificador de la cita guardado para moverla o cancelarla después.
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Softix Vender y atender
6 pasos · 7 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Buscar al paciente antes de crear otro
El Met pide la cédula y consulta Softix con ese documento. Si el paciente ya existe, usa esa misma ficha. Si no aparece, pide los cuatro datos mínimos que la creación exige: cédula, nombres, apellidos y celular de diez dígitos sin el prefijo 57. El correo y la fecha de nacimiento son opcionales; no se inventan para llenar campos. Esta búsqueda va primero porque dos registros con la misma persona separan la agenda de su ficha en Softix.
- 2
Ofrecer solo huecos de la sede configurada
La persona elige sede, fecha y jornada. La consulta cruza la agenda ocupada de ese día con la duración del turno, los horarios de atención y los identificadores de optómetras configurados para esa sede. Un horario aparece cuando al menos uno de esos profesionales está libre, y llega en formato de 12 horas para mostrarlo junto con un userId interno. El Met ofrece esos valores tal como llegaron: no calcula horas, no muestra nombres de optómetras y no ofrece espacios pasados ni los que quedan a menos de treinta minutos.
- 3
Confirmar los cuatro datos que vuelven real la cita
Antes de escribir, el Met reúne fecha, hora, sede y tipo de cita en un solo mensaje y espera una aprobación explícita. Luego crea la reserva con la hora local sin offset, la cédula como clientId, la sede elegida y el userId que venía junto al hueco libre. El tipo solicitado se deja en el mensaje para el optómetra y, si la persona menciona un convenio, se conserva en la observación. Ninguno de esos datos se adivina. Softix puede enviar su notificación de creación, pero eso no equivale a programar un recordatorio para otro día.
- 4
Verificar la hora real y guardar el identificador
La creación intenta devolver la cita recién guardada con su consultationId. Si ese cruce no llega, el Met consulta la agenda de la fecha y la encuentra por paciente y hora. En ese listado hay dos fechas que no se pueden confundir: consultationDate es cuándo ocurre la cita y schedulingDate es cuándo alguien la registró. El identificador sale de esa respuesta, nunca de una cifra inventada, y es la única llave para cancelar o mover la reserva después.
- 5
Moverla únicamente a otro hueco libre
Si la persona pide cambiarla, el Met vuelve a calcular disponibilidad para la nueva sede y fecha, ofrece los huecos que siguen libres y confirma la alternativa elegida. Solo entonces envía el consultationId de la cita original, la nueva hora local, la cédula, la sede y el userId del nuevo hueco. Reagendar puede cambiar sede y profesional, pero nunca empieza con una hora propuesta de memoria ni con el nombre de alguien que Softix no sabe listar.
- 6
Cancelar la cita correcta después de confirmar
Para cancelar, el Met consulta la agenda de la fecha, distingue la cita por consultationDate, paciente y sede, y presenta esos datos antes de tocarla. Con el sí de la persona envía el consultationId a Softix y espera el acuse de cancelación. La tool no recibe un nombre ni una hora aproximada: recibe el identificador. Si Softix no encuentra esa cita o devuelve un error, el Met lo dice y ofrece pasar la conversación a recepción; no confirma una cancelación que el sistema rechazó.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Usuario y contraseña de Softix
Son los mismos datos con los que la óptica inicia sesión en Softix. Meteor obtiene un token de cinco minutos, lo guarda durante cuatro y vuelve a iniciar sesión una vez si recibe un 401; nadie tiene que copiar ni renovar ese token a mano.
-
Horarios y optómetras configurados por sede
En la habilidad de Softix se declara un JSON con la duración del turno, cada branchId, el nombre de la sede, los userId de sus optómetras y los rangos de atención para semana, sábado y domingo. Softix expone la agenda ocupada, pero no estos horarios base ni un listado de profesionales, así que sin esa configuración no hay huecos que ofrecer.
-
Línea de WhatsApp con el Met asignado
La óptica conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met que atiende pacientes. La cita se gestiona dentro de esa conversación; Softix queda como sistema de agenda y pacientes.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No realiza el examen visual ni interpreta su resultado. Solo agenda, mueve y cancela la cita; la historia clínica y los resultados no están expuestos por estas herramientas.
-
No cobra ni factura la consulta. Ninguna de las siete tools de este procedimiento toca pagos, caja, factura electrónica o convenios más allá de guardar una observación escrita.
-
No descubre por sí solo los horarios de atención. Si una sede, un profesional o un rango no está en availability_config, el Met no lo puede ofrecer aunque exista en una conversación anterior.
-
No lista optómetras ni deja escogerlos por nombre. Softix solo consulta un usuario por su ID, y esta receta usa el userId opaco que la disponibilidad entrega para el hueco elegido.
-
No programa recordatorios futuros con Softix. La creación puede pedirle a Softix una notificación inmediata; avisar veinticuatro o dos horas antes requiere una automatización aparte en el CRM.
-
No garantiza el cálculo para una sede con más de quinientas citas en un solo día. La tool revisa como máximo cinco páginas de cien citas; por encima de ese volumen hay que ampliar el conector antes de confiar en los huecos resultantes.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
Agenda una cita de optometría. El Met puede dejar el tipo solicitado en el mensaje para el optómetra, pero no hace el examen, no abre la historia clínica y no consulta resultados. Esa frontera es la razón por la que el título habla de cita y no de diagnóstico visual.
Sí. Cada sede tiene su branchId, sus horarios y sus identificadores de profesionales. La disponibilidad se calcula dentro de esa sede y la creación conserva el mismo branchId; mover la cita a otra sede requiere volver a consultar los huecos de la nueva.
La configuración de la sede trae los userId permitidos. Para cada hora, la disponibilidad devuelve el identificador del primer profesional libre, y ese mismo valor se copia al crear la cita. El paciente ve la hora y la sede, no un nombre que el Met haya deducido.
Se reutiliza su ficha. La búsqueda por cédula ocurre antes de pedir nombres y celular para una creación nueva. softix_create_customer solo se usa cuando la búsqueda confirma que no existe; no es un paso que se ejecute para todo el mundo.
No con estas tools. La creación puede activar el mensaje de Softix que notifica la reserva, pero no programa un aviso para la víspera. Si la óptica necesita recordatorios, se montan por separado con el CRM de Meteor y su política de plantillas de WhatsApp.
Porque el rango abierto no basta: puede haber una cita ocupando al único optómetra disponible. La tool cruza el horario base con la agenda del día y devuelve solo los huecos donde al menos uno de los userId configurados está libre. Si no devuelve una hora, el Met no la ofrece.
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