Automatización · Atención y agendamiento
Abrir una solicitud de servicio en monday.com desde WhatsApp
Un agente de IA convierte una solicitud que llega por WhatsApp en un elemento de monday.com, avisa al responsable y le cuenta al cliente en qué va.
¿Cómo paso a monday.com las solicitudes de servicio que me llegan por WhatsApp?
Un Met conectado a monday.com encuentra el tablero de solicitudes, lee sus columnas y grupos y revisa si la persona ya tiene una solicitud abierta para no duplicarla. Si no la tiene, crea el elemento con el nombre, el teléfono y el detalle en las columnas que ya usa tu equipo, publica una actualización con el resumen de la conversación y le envía una notificación al responsable. Cuando el cliente vuelve a escribir, el Met lee el estado del elemento y la última actualización del equipo y le cuenta en qué va su caso, sin que nadie tenga que revisarlo por él.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando un cliente escribe por WhatsApp para pedir una visita, una instalación, un arreglo o para preguntar por una solicitud que ya hizo. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de atención con tablero de monday.com
Área de Atención al cliente
No tiene nombre propio sembrado: es el Met que ya atiende el WhatsApp de servicio, con monday.com conectado. Su trabajo termina cuando la solicitud es un elemento del tablero con su responsable avisado, y el cliente sabe en qué va.
Lo ejecuta el Met de atención al cliente
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- monday.com Automatizar y colaborar
5 pasos · 8 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Encontrar el tablero de solicitudes
El Met busca en monday.com el tablero que tu equipo indicó en la habilidad y lee su estructura: columnas, grupos y quién es dueño. Con eso sabe en qué columna va el teléfono, en cuál el tipo de servicio y en qué grupo entran las solicitudes nuevas.
- 2
Revisar si ya hay una solicitud abierta
Antes de crear nada, el Met recorre los elementos del tablero filtrando por el teléfono o el nombre de la persona. Si ya hay una solicitud abierta, trabaja sobre esa en vez de abrir otra igual que el equipo tendría que cerrar a mano.
- 3
Crear el elemento con los datos del cliente
Si no existe, el Met crea el elemento en el grupo de entrada, con el nombre de la persona, su teléfono, la dirección y el tipo de servicio en las columnas que ya tiene el tablero. No inventa columnas: escribe solo en las que leyó en el primer paso.
- 4
Dejar el contexto y avisar al responsable
El Met publica en el elemento una actualización con el resumen de lo que contó el cliente y busca al usuario responsable para enviarle una notificación de monday.com. El aviso llega a la campana de monday.com, y con correo si así lo configuras.
- 5
Contar en qué va cuando el cliente pregunta
Cuando la persona vuelve a escribir, el Met busca su elemento, lee la columna de estado y la fecha programada, y trae la última actualización del equipo. Le responde con eso en palabras simples, sin pegarle notas internas que no le corresponden.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Un tablero de solicitudes en monday.com
Tu equipo tiene un tablero con un grupo de entrada y columnas para teléfono, tipo de servicio, dirección y estado. El Met trabaja con las columnas que existen, así que conviene que estén claras antes de conectarlo.
-
monday.com conectado con las escrituras encendidas
En Met, abre Conexiones → monday.com → Conectar y autoriza con un usuario que pueda editar ese tablero. El admin deja encendidas la creación de elementos, las actualizaciones y las notificaciones.
-
Línea de WhatsApp con el Met asignado
El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met que atiende clientes. La solicitud se toma dentro de esa conversación; monday.com queda como tablero del equipo.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No agenda la visita en un calendario ni asigna un técnico por disponibilidad: deja el elemento con el responsable que diga el tablero o la habilidad.
-
No avisa al cliente por WhatsApp cuando el equipo cambia el estado: no hay un disparador de monday.com en esta receta. El cliente se entera cuando vuelve a escribir y el Met consulta.
-
No pide confirmación en el chat antes de crear el elemento o la notificación: si la acción está encendida, la ejecuta. El admin decide qué escrituras quedan encendidas.
-
No cobra ni cotiza el servicio. El precio y el pago siguen por el proceso de tu equipo o por otra integración.
-
No ve tableros a los que el usuario conectado no tiene acceso, aunque estén en el mismo espacio de trabajo de monday.com.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
La receta revisa antes si hay una abierta con el mismo teléfono o nombre. Si tu tablero no guarda el teléfono en una columna, esa revisión pierde fuerza y conviene agregarla.
No. El Met lo avisa dentro de monday.com, con la notificación de campana y el correo si lo configuras. WhatsApp queda para la conversación con el cliente.
Solo lo que el Met le cuenta: el estado, la fecha y lo que diga la última actualización del equipo. No ve el tablero, ni otras solicitudes, ni las columnas internas.
Sí, si el tablero tiene una columna o un grupo por tipo. El Met elige según lo que escribió el cliente y lo que diga la habilidad sobre cada tipo.
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