Automatización · Atención y agendamiento
Registrar por WhatsApp solicitudes de servicio y responder su estado con tu base de datos de Softr
Un agente de IA registra en tu base de datos de Softr las solicitudes que llegan por WhatsApp y responde su estado cuando el cliente pregunta.
¿Cómo registro en Softr las solicitudes que me llegan por WhatsApp y respondo cómo van?
Un Met conectado a Softr ubica la base de datos y la tabla donde tu equipo lleva las solicitudes de servicio, lee sus campos y, cuando un cliente pide algo por WhatsApp, revisa si ya tiene una solicitud abierta antes de crear otra. Si no la tiene, crea el registro con su nombre, su teléfono y lo que pidió, y le confirma que quedó anotada. Cuando el cliente vuelve a preguntar, el Met busca su registro por teléfono, lo abre y le responde con el estado que puso tu equipo. Lo que no está en la tabla, el Met no lo sabe, y cada búsqueda trae hasta 200 registros.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando un cliente escribe por WhatsApp para pedir un servicio o preguntar por una solicitud que ya hizo. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de atención con solicitudes en Softr
Área de Atención al cliente
No tiene nombre propio sembrado: es el Met que ya atiende el WhatsApp del negocio, con Softr conectado. Su trabajo termina cuando la solicitud del cliente queda registrada en la tabla, o cuando el cliente sabe en qué estado va la que ya tenía.
Lo ejecuta el Met de atención al cliente
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Softr Automatizar y colaborar
6 pasos · 6 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Ubicar la base de datos de solicitudes
El Met lista las bases de datos a las que llega el token y se queda con la que indica la habilidad, por ejemplo «Servicios», sin tocar las demás.
- 2
Encontrar la tabla correcta
Dentro de esa base, el Met lista las tablas y elige la de solicitudes. Así no escribe en la tabla de clientes o de inventario por equivocación.
- 3
Leer los campos de la tabla
En Softr los registros llegan con el identificador de cada campo y no con su nombre. El Met lee los campos de la tabla para saber cuál es el teléfono, cuál el servicio y cuál el estado.
- 4
Revisar si el cliente ya tiene una solicitud
Antes de crear nada, el Met busca registros con el teléfono del cliente. Si encuentra una solicitud abierta, responde sobre esa en vez de duplicarla.
- 5
Crear la solicitud nueva
Si no hay una abierta, el Met crea el registro con el nombre, el teléfono, el servicio pedido y la fecha, y le confirma al cliente que quedó anotada.
- 6
Responder el estado cuando preguntan
Cuando el cliente vuelve a escribir, el Met abre su registro y le cuenta el estado y la nota que dejó tu equipo, sin inventar una fecha que no está en la tabla.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Una tabla de solicitudes en Softr
Tu equipo lleva las solicitudes en una tabla de una base de datos de Softr, con campos claros de teléfono, servicio, estado y nota. El Met trabaja con los campos que existen.
-
Softr conectado con un token que pueda editar datos
En Softr, crea un token de acceso personal con nivel editar datos en el espacio de la base. En Met, abre Conexiones → Softr → Conectar, pega el token y deja encendida la creación de registros.
-
Línea de WhatsApp con el Met asignado
El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met que atiende clientes. La conversación ocurre ahí; Softr queda como el lugar donde se guarda cada solicitud.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No cambia el estado por su cuenta: el estado lo actualiza tu equipo en Softr, y el Met responde lo que dice la tabla en ese momento.
-
No pide confirmación en el chat antes de crear el registro: si la acción está encendida, lo crea. El admin decide qué escrituras quedan encendidas.
-
No borra solicitudes duplicadas ni viejas: borrar arranca apagado y en Softr es permanente, así que esa limpieza la hace una persona.
-
No escribe en campos calculados como fórmulas o autonumérico: Softr los maneja y el Met solo los lee.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
La búsqueda por teléfono no lo encuentra y el Met puede crear una solicitud nueva. Si tu tabla guarda otro dato, como el correo o un documento, la habilidad puede buscar también por ese.
Sí: el Met crea el registro en la misma tabla que usan tus apps de Softr, así que aparece donde tu equipo ya trabaja.
Podría actualizar el campo de estado con la acción de actualizar registros, que llega encendida, pero esta receta lo deja en manos de tu equipo para que el estado sea siempre el real. Si no quieres que lo haga, apágala en Conexiones.
Editar datos en la base de solicitudes, para que el Met pueda crear registros. Con solo ver, el Met responde estados pero no registra nada nuevo.
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