Automatización · Ventas y cotización

Registrar los leads de WhatsApp en Airtable y usarlo como CRM

Un agente de IA guarda en Airtable a cada prospecto que escribe por WhatsApp, sin duplicarlo, con lo que busca y el vendedor que lo atiende.

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¿Cómo uso Airtable como CRM para guardar los prospectos que me escriben por WhatsApp?

Cuando alguien escribe por WhatsApp preguntando por tus productos o servicios, el Met busca tu base de prospectos en Airtable, revisa los campos de la tabla y busca si esa persona ya está registrada por su teléfono. Si no está, crea el registro con su nombre, su teléfono, lo que busca y de dónde llegó; si ya está, actualiza solo los campos que cambiaron, como la etapa o la última consulta. Si la tabla enlaza al vendedor o al producto, el Met busca el registro correcto para ese enlace en vez de escribir un texto suelto. El Met no pide confirmación en el chat antes de escribir: el admin elige en Conexiones qué acciones quedan encendidas.

Qué la pone en marcha

Cuando el cliente escribe

Empieza cuando alguien escribe por WhatsApp a preguntar por un producto, un servicio o un precio. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea registra al prospecto dentro de esa conversación.

No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.

Quién la ejecuta

Met de ventas del WhatsApp que registra prospectos en Airtable

Área de Ventas

No tiene nombre propio sembrado: es el Met que ya atiende el WhatsApp del negocio, con Airtable conectado. Su trabajo termina cuando el prospecto quedó registrado una sola vez en tu base, con lo que buscaba y enlazado al vendedor que corresponde.

Lo ejecuta el Met de calificación de leads

Canales: WhatsApp

Qué hay que tener conectado

Airtable Automatizar y colaborar

5 pasos · 7 herramientas

El procedimiento, paso a paso

Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.

1
Encontrar la base de prospectos

El Met busca por nombre la base donde tu equipo lleva los prospectos, por ejemplo «CRM», y lista sus tablas para ubicar la de contactos o leads.
- search_bases Airtable
- list_tables_for_base Airtable
2
Leer los campos de la tabla

El Met trae los campos de la tabla con su nombre, su tipo y su configuración. Así sabe que «Etapa» es una selección con opciones fijas o que «Vendedor» enlaza a otra tabla, y escribe cada dato donde va.
- get_table_schema Airtable
3
Revisar si ya está registrado

El Met busca en la tabla por el teléfono de la persona. Si aparece, trabaja sobre ese registro en vez de crear otro, para que tu base no se llene de duplicados.
- search_records Airtable
4
Enlazar al vendedor o al producto

Si la tabla tiene un campo que enlaza a vendedores o a productos, el Met busca los registros candidatos para ese enlace y elige el que corresponde, en lugar de escribir un nombre suelto que no queda conectado.
- search_candidate_linked_records Airtable
5
Crear o actualizar el registro

Si la persona es nueva, el Met crea el registro con su nombre, su teléfono, lo que busca y el canal. Si ya existía, actualiza solo los campos que cambiaron y deja los demás como estaban.
- create_records_for_table Airtable
- update_records_for_table Airtable

Antes de empezar

Qué necesitas tener listo

Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.

Una base de Airtable con la tabla de prospectos

Tu equipo arma la tabla con los campos que quiere seguir: nombre, teléfono, interés, etapa y vendedor. La cuenta que conectas necesita acceso a la base, no solo a una interfaz.
Airtable conectado con las escrituras encendidas

En Met, abre Conexiones → Airtable → Conectar e inicia sesión en Airtable. El admin deja encendidas crear y actualizar registros.
Línea de WhatsApp con el Met asignado

El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met que atiende prospectos. El registro ocurre dentro de esa conversación; Airtable queda como tu CRM.

Los límites

Qué NO resuelve esta automatización

Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.

No te pide confirmación en el chat antes de crear o actualizar un registro: si la acción está encendida, la ejecuta. El admin decide qué escrituras quedan encendidas.
No cambia el tipo de un campo ni agrega opciones a una selección: si «Etapa» no tiene la opción que necesitas, se agrega en la pantalla de Airtable.
No enciende automatizaciones de Airtable: si quieres que un registro nuevo dispare algo en Airtable, esa automatización se activa allá.
No escribe más de 10 registros por petición, y los registros que crea cuentan contra el límite de tu base.
No ve bases a las que la cuenta conectada no tiene acceso; con permiso de solo lectura, solo lee.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre esta automatización

Antes de crear, busca en la tabla por el teléfono. Si la persona ya está, actualiza ese registro en vez de crear uno nuevo.

Sí. El Met lee los campos de tu tabla antes de escribir y usa los que existen, incluidos los enlaces a otras tablas como vendedores o productos.

Sirve cualquier plan. Aplican los límites estándar de la API, y los registros que crea el Met cuentan contra el límite de tu base.

Registra lo que la persona dijo y, si tu tabla tiene un campo de etapa, lo llena con las opciones que existen. Qué cuenta como prospecto calificado lo defines en sus instrucciones.

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