Automatización · Pedidos y despacho

Tomar un pedido por WhatsApp y registrarlo en Airtable

Un agente de IA toma pedidos por WhatsApp, revisa el producto en tu base de Airtable y deja el pedido registrado y enlazado al cliente.

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¿Cómo dejo registrados en Airtable los pedidos que me hacen por WhatsApp sin copiarlos a mano?

Un Met conectado a Airtable encuentra la base donde llevas productos y pedidos, lee los campos de la tabla de pedidos y busca el producto que pide el cliente para decirle si hay y cuánto cuesta según tu tabla. Con los datos de la persona crea el registro del pedido, enlazado al producto y al cliente con los campos de enlace que ya tienes, y lo actualiza si la persona cambia la cantidad o la dirección. Tu equipo abre Airtable y encuentra el pedido completo, con el mismo formato que los que registra a mano. El cobro y el despacho siguen por tu proceso de siempre.

Qué la pone en marcha

Cuando el cliente escribe

Empieza cuando un cliente escribe por WhatsApp para pedir un producto, preguntar si hay o cambiar un pedido que ya hizo. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.

No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.

Quién la ejecuta

Met de ventas con pedidos en Airtable

Área de Ventas

No tiene nombre propio sembrado: es el Met que ya vende por el WhatsApp del negocio, con Airtable conectado. Su trabajo termina cuando el pedido queda como un registro de Airtable con su producto, su cantidad y sus datos de entrega.

Lo ejecuta el Met de cierre de ventas

Canales: WhatsApp

Qué hay que tener conectado

Airtable Automatizar y colaborar

6 pasos · 7 herramientas

El procedimiento, paso a paso

Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.

1
Encontrar la base y la tabla de pedidos

El Met busca por nombre la base que tu equipo indicó en la habilidad y lista sus tablas para ubicar la de productos y la de pedidos. Así no escribe en una tabla equivocada aunque la base tenga varias parecidas.
- search_bases Airtable
- list_tables_for_base Airtable
2
Leer los campos que exige el pedido

Antes de escribir, el Met lee la estructura de la tabla de pedidos: qué campos hay, de qué tipo y cuáles enlazan con otras tablas. Con eso pide al cliente solo los datos que tu tabla necesita, como cantidad, ciudad o dirección.
- get_table_schema Airtable
3
Buscar el producto y decir si hay

El Met busca el producto por palabra clave en la tabla de productos y lee el precio y la cantidad disponible que tiene el registro. Responde con esos valores; si el producto no aparece, ofrece los que sí están en la tabla en vez de prometer uno que no existe.
- search_records Airtable
4
Enlazar el pedido al producto y al cliente

Para los campos de enlace, el Met busca los registros candidatos del producto y del cliente. Si la persona ya compró antes, usa su registro de cliente en vez de crear otro con el mismo teléfono, y así el historial queda en una sola fila.
- search_candidate_linked_records Airtable
5
Crear el registro del pedido

Con los datos completos, el Met crea el registro en la tabla de pedidos con el producto enlazado, la cantidad, el cliente y la dirección, y con el estado inicial que usa tu equipo. El servidor de Airtable crea hasta 10 registros por petición, que sobra para un pedido.
- create_records_for_table Airtable
6
Actualizar el pedido si el cliente cambia algo

Si la persona cambia la cantidad o la dirección antes del despacho, el Met busca su pedido y actualiza solo ese campo. Los demás campos, incluidos los que tu equipo ya llenó, quedan como estaban.
- search_records Airtable
- update_records_for_table Airtable

Antes de empezar

Qué necesitas tener listo

Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.

Una base de Airtable con productos y pedidos

Tu equipo lleva en Airtable una tabla de productos con precio y cantidad y una tabla de pedidos con sus campos. Sirve cualquier plan, y la cuenta que conectas necesita acceso a la base, no solo a una interfaz.
Airtable conectado con las escrituras encendidas

En Met, abre Conexiones → Airtable → Conectar y autoriza. Para registrar pedidos, el admin deja encendidas la creación y la actualización de registros.
Línea de WhatsApp con el Met asignado

El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met que vende. El pedido se toma dentro de esa conversación; Airtable queda como registro de pedidos.

Los límites

Qué NO resuelve esta automatización

Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.

No cobra el pedido. Ninguna de las tools de Airtable mueve dinero: el pago va por otra integración o por el proceso que ya usa tu negocio.
No descuenta el inventario por sí sola. Si quieres que el stock baje con cada pedido, eso lo resuelve una fórmula o una automatización de Airtable que tu equipo encienda.
No pide confirmación en el chat antes de crear o actualizar el registro: si la acción está encendida, la ejecuta. El admin decide qué escrituras quedan encendidas.
No despacha ni genera la guía. El registro queda listo para que tu equipo o una integración de envíos lo tome desde Airtable.
No escribe en bases de desarrollo, que el servidor de Airtable rechaza con error 403, ni en campos que la cuenta conectada no puede modificar.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre esta automatización

La receta lo evita buscando primero el registro del cliente para el campo de enlace. Si tu tabla no tiene un campo que identifique a la persona, como el teléfono, el riesgo de duplicados sube.

Sí. Lee la estructura de la tabla antes de escribir y solo llena los campos que existen. No crea campos nuevos en esta receta ni cambia el tipo de los que tienes.

Depende de cómo esté armada tu tabla. Si un pedido enlaza varios productos, el Met los enlaza en el mismo registro; si usas una fila por producto, crea varias, hasta 10 por petición.

Tú, con tu cuenta de Airtable. El servidor MCP no tiene cargo aparte, pero los registros creados cuentan contra el límite de registros de tu base.

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