Automatización · Atención y agendamiento
Pedir por WhatsApp los documentos de un cliente con una solicitud de archivos de Dropbox
Un agente de IA crea la carpeta del cliente en Dropbox, le manda por WhatsApp una solicitud de archivos y revisa qué documentos ya llegaron.
¿Cómo le pido a un cliente por WhatsApp que me mande sus documentos a una carpeta de Dropbox?
Un Met conectado a Dropbox busca si el cliente ya tiene una carpeta y, si no, la crea dentro de la carpeta de clientes que definió tu equipo. Sobre esa carpeta crea una solicitud de archivos y le manda el enlace por WhatsApp: el cliente sube su cédula, su RUT o sus soportes en la página de Dropbox, sin ver el resto de tu cuenta. Cuando el cliente avisa que ya subió, el Met lista la carpeta para confirmar qué llegó y qué falta, y si quien revisa no tiene acceso le comparte un enlace a la carpeta. No revisa si los documentos están completos o legibles: eso sigue siendo trabajo de tu equipo.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando un cliente escribe por WhatsApp para arrancar un trámite que pide documentos, como un crédito, un arriendo o una inscripción. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de atención que recibe documentos
Área de Atención al cliente
No tiene nombre propio sembrado: es el Met que ya atiende el WhatsApp del negocio, con Dropbox conectado. Su trabajo termina cuando los documentos del cliente están en su carpeta y tu equipo sabe qué llegó y qué falta.
Lo ejecuta el Met de atención al cliente
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Dropbox Automatizar y colaborar
6 pasos · 6 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Buscar si el cliente ya tiene carpeta
El Met busca en tu Dropbox una carpeta con el nombre o el documento del cliente, según la regla que indique la habilidad. Si ya existe, trabaja sobre esa y no crea una carpeta repetida para la misma persona.
- 2
Crear la carpeta del cliente
Si no la encuentra, el Met crea la carpeta del cliente dentro de la carpeta de clientes que definió tu equipo, con un nombre que siga la misma regla, para que todo quede en un solo lugar.
- 3
Crear la solicitud de archivos y mandar el enlace
Sobre esa carpeta, el Met crea una solicitud de archivos con un título claro, como «Documentos para tu crédito», y le manda el enlace al cliente por WhatsApp con la lista de lo que necesita.
- 4
Reenviar el enlace si el cliente lo perdió
Si el cliente vuelve días después y no encuentra el enlace, el Met revisa las solicitudes que ya existen, ubica la de ese cliente y se la vuelve a mandar, en vez de crear otra.
- 5
Confirmar qué llegó y qué falta
Cuando el cliente avisa que ya subió, el Met lista la carpeta y compara los archivos con lo que pidió. Si falta algo, se lo dice por nombre en la misma conversación en vez de dar el trámite por completo.
- 6
Pasar la carpeta a quien revisa
Si la persona que revisa los documentos no tiene acceso a esa carpeta, el Met crea un enlace compartido de la carpeta y se lo manda por correo. Puede invitar hasta 25 personas en un mismo enlace.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Dropbox conectado con una carpeta de clientes
Crea una app en el App Console de Dropbox, pega su App key y App secret en Conexiones → Dropbox y autoriza con una cuenta que vea la carpeta de clientes. El admin deja encendidas crear carpetas, crear solicitudes de archivos y crear enlaces compartidos.
-
Línea de WhatsApp con el Met asignado
El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met que atiende. El enlace de la solicitud se entrega en esa conversación; los documentos quedan en tu Dropbox.
-
La lista de documentos de cada trámite
Tu equipo escribe en la habilidad del Met qué documentos pide cada trámite y cómo se nombran las carpetas, para que el Met sepa qué pedir y cómo comparar lo que llegó.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No revisa si los documentos están completos, vigentes o legibles: la ficha no lista una herramienta que lea el contenido de un archivo. Solo compara los archivos que llegaron.
-
No se entera solo cuando el cliente sube algo: revisa la carpeta cuando el cliente vuelve a escribir o cuando alguien del equipo se lo pide.
-
No guarda en Dropbox las fotos que el cliente mande por el chat: le pide subirlas por el enlace de la solicitud, porque crear un archivo desde el Met es solo texto.
-
No pide confirmación en el chat antes de crear la carpeta, la solicitud o el enlace: si la acción está encendida, la ejecuta. El admin decide qué acciones quedan encendidas.
-
No reemplaza tu política de datos personales: los documentos quedan en tu Dropbox con los permisos de tu cuenta, y tu equipo decide quién los ve y cuánto tiempo se guardan.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
No. La solicitud de archivos le deja subir a esa carpeta y nada más. Lo que ya está en tu Dropbox no se ve desde la página de la solicitud.
Esta receta no los pasa a Dropbox. El Met le agradece y le pide subirlos por el enlace de la solicitud, para que todo quede en la carpeta del cliente y no repartido en el chat.
Dropbox entrega hasta 100 ítems por llamada al listar una carpeta. Para los documentos de un trámite eso sobra; una carpeta más grande se lista por partes.
Borrar arranca apagada y esta receta no la usa. Si el admin la enciende, borrar manda la carpeta a Archivos eliminados, no la elimina para siempre.
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