Automatización · Ventas y cotización
De la pregunta a la cotización firmada, sin salir de WhatsApp
Automatización para que un agente de IA arme una cotización en Siigo con los precios reales del catálogo y le mande al cliente su link público por WhatsApp.
¿Cómo le mando una cotización formal de Siigo a un cliente por WhatsApp sin abrir el sistema?
El Met identifica al cliente por su NIT o su cédula, arma el detalle con los códigos y los precios que tiene el catálogo de Siigo, resuelve los catálogos que Siigo exige para cotizar y crea la cotización. Lo que vuelve es un link público: la propuesta con tu numeración y tu formato, lista para pegar en el chat. Como la cotización no es un documento fiscal, se puede rehacer las veces que el cliente pida cambios sin dejar rastro contable. Cuando el cliente acepta, la factura NO sale sola: emitirla es una herramienta que el conector rechaza cuando la petición llega por un canal, así que el Met deja el caso armado y una persona la emite desde el escritorio.
Dónde aplica: Colombia. El recurso de cotizaciones existe solo en la API de Siigo Colombia. En México la API cubre productos, clientes, facturas y comprobantes, y esta automatización no aplica.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Arranca cuando alguien pide un precio o pide la cotización por escrito. El Met del canal la resuelve dentro de la conversación; lo único que se programa es el recordatorio de seguimiento de la cotización que quedó sin respuesta.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de atención comercial
Área de Administración
Es el mismo Met que ya atiende tu WhatsApp, con las herramientas de Siigo activadas. Cotizar es parte de contestar, no una tarea aparte: el precio que se dice en el chat y el que sale en la propuesta tienen que ser el mismo, y esa es justo la costura donde se pierden las ventas.
Canales: WhatsApp · Instagram · Chat del sitio web
Qué hay que tener conectado
- Siigo Cobrar y administrar
- CRM de Meteor Vender y atender
6 pasos · 11 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Identificar al cliente por su documento
La cotización se arma con la identificación del tercero, así que primero hay que encontrarlo por NIT o cédula. Si no está registrado, se crea antes de seguir; la identificación y el tipo de documento son datos fiscales, y el Met los confirma con la persona en vez de deducirlos. Un tercero que no existe en Siigo es un error al crear la cotización, no un aviso previo.
- 2
Sacar el precio del catálogo, no de la memoria
La consulta de productos devuelve en un solo llamado el código, los impuestos aplicables, los precios por lista y, si el producto controla inventario, la disponibilidad por bodega. El código es lo que se cotiza. Cuando la respuesta avisa que el barrido quedó incompleto, el Met no afirma que el producto no existe: pide el código o acota la búsqueda.
- 3
Resolver los catálogos que Siigo exige
Cotizar en Siigo pide dos datos que no se pueden adivinar: el tipo de documento de cotización y el vendedor. Siigo no documenta un código de tipo para cotizaciones y un filtro desconocido no da error, devuelve el catálogo entero, así que tomar «el primero activo» terminaría eligiendo una factura de venta. Por eso el catálogo se consulta y el tipo se elige por su nombre.
- 4
Crear la cotización y mandar su link público
Con el cliente, los ítems y los catálogos resueltos, la cotización se crea y devuelve su link público: la propuesta con tu numeración, para pegar en el chat. No es un documento fiscal, no se timbra y no consume consecutivo, así que si el cliente pide otra cantidad u otro descuento se hace otra sin ensuciar nada. El Met deja la nota con el número y el total.
- 5
Hacerle seguimiento sin volver a armarla
«Pásame otra vez el link» es la pregunta más frecuente después de cotizar, y se responde con el listado, que filtra por cliente, por nombre de la cotización y por rango de fechas de creación, y devuelve el link público de cada una. El Met mueve al contacto en el embudo y programa el recordatorio para no dejar la propuesta enfriarse en silencio.
- 6
Cuando el cliente acepta, la factura la emite una persona
La cotización no se convierte sola en factura, y desde el chat tampoco puede. Emitir la factura de venta, registrar el recibo de caja, hacer una nota crédito o un comprobante contable son herramientas que el conector de Siigo rechaza cuando la petición llega por un canal, sin importar cómo esté configurada la habilidad: un documento ante la DIAN es irreversible y solo se deshace con nota crédito. El Met deja el caso armado, transfiere a quien factura y después puede confirmarle al cliente que ya salió, consultando el listado de facturas.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Credenciales de la API de Siigo Nube
Se generan desde tu propia cuenta de Siigo, en la configuración de la API. Colombia identifica la aplicación con el encabezado Partner-Id, y se cargan cifradas por espacio de trabajo.
-
Tu catálogo cargado en Siigo, con códigos y precios
Es el catálogo que ya usas para facturar. La cotización se arma con el código de cada producto: lo que no esté cargado allí no se puede cotizar, y no es algo que se administre desde la conversación.
-
Un vendedor y un tipo de documento de cotización configurados
Los dos viven en la configuración de Siigo y se consultan desde el conector. El vendedor es obligatorio en toda cotización, y el tipo de documento hay que elegirlo por su nombre porque Siigo no publica un código para cotizaciones.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No emite la factura desde el chat. Facturar, registrar recibos, crear notas crédito y hacer comprobantes contables son herramientas que el conector rechaza cuando quien las pide es un Met de canal, sin importar cómo esté configurada la habilidad.
-
No convierte la cotización en factura. Siigo no las encadena: cuando el cliente acepta, alguien tiene que emitir la factura, y ese paso ocurre desde el escritorio.
-
No cotiza en Siigo México. La API mexicana solo cubre productos, clientes, facturas y comprobantes: el recurso de cotizaciones no existe allí y el conector lo dice en vez de fallar de forma confusa.
-
No garantiza el link público. Siigo no lo devuelve para todas las empresas; cuando no viene, la cotización queda creada igual y el Met lo dice en vez de inventar una URL.
-
No negocia el precio ni autoriza descuentos. Cotiza con lo que hay en tu catálogo; hasta dónde se puede bajar es una decisión comercial y la toma una persona.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
Porque no son la misma cosa ante la DIAN. La cotización es una propuesta: no se timbra, no consume consecutivo y no mueve la contabilidad, así que se puede rehacer. La factura es un documento fiscal irreversible que solo se corrige con nota crédito, y por eso el conector la bloquea de forma incondicional para cualquier Met de canal.
Se hace otra. Es la ventaja de que no sea un documento fiscal: cambiar cantidades, agregar un ítem o ajustar un descuento no deja rastro contable ni obliga a anular nada. El seguimiento posterior se hace con el listado, que devuelve el enlace de cada una.
Sí: crear un tercero no es una herramienta fiscal y el conector la permite por canal. Aun así la identificación y el tipo de documento son datos que el Met confirma con la persona antes de registrarla, porque un tercero mal creado se arrastra a todas sus facturas.
Son dos conectores distintos y cada uno habla con su propio sistema: si tu contabilidad está en Siigo, esta es la automatización; si está en Alegra, la otra. Lo que no tiene sentido es cotizar en uno y facturar en el otro.
Sigue por aquí
Otras automatizaciones con las mismas herramientas
Cobros y cartera
Crear una factura electrónica en Siigo con aprobación antes de enviarla a la DIAN
¿Cómo creo una factura electrónica en Siigo sin enviarla a la DIAN antes de revisarla?
Administración
- Arranca:
- cuando alguien lo pide
- Pasos:
- 6, con 6 herramientas reales
- Necesita:
- Siigo
Ventas y cotización
Calificar un lead nuevo y dejarlo asignado al asesor correcto
¿Cómo hago que cada lead nuevo llegue calificado al asesor correcto?
Ventas
- Arranca:
- cuando el cliente escribe
- Pasos:
- 6, con 14 herramientas reales
- Necesita:
- CRM de Meteor
Ventas y cotización
Cotizar por WhatsApp con el inventario de Alegra
¿Cómo cotizo por WhatsApp sin tener que abrir Alegra?
Administración
- Arranca:
- cuando el cliente escribe
- Pasos:
- 5, con 12 herramientas reales
- Necesita:
- Alegra · CRM de Meteor
Ventas y cotización
Crear o actualizar un lead en Dynamics 365 desde WhatsApp
¿Cómo creo o actualizo un lead de WhatsApp en Dynamics 365 sin duplicarlo?
Ventas
- Arranca:
- cuando el cliente escribe
- Pasos:
- 5, con 5 herramientas reales
- Necesita:
- CRM de Meteor · Microsoft Dynamics 365
¿Quieres esta automatización corriendo con tus datos?
Te la mostramos con tus cuentas conectadas, no con una demostración enlatada.