Automatización · Cobros y cartera
Emitir una factura electrónica, seguirla ante el SRI y registrar el cobro
Un agente de IA arma la factura con los precios reales de Contífico, la emite al SRI y sigue el comprobante hasta que queda autorizado, con su RIDE y su XML.
¿Cómo emito una factura electrónica en Contífico y sé que el SRI de verdad la autorizó?
Una persona le pide la factura al Met desde el escritorio de Meteor y el Met hace el recorrido completo contra Contífico: ubica al cliente por su RUC o su cédula, arma el detalle con los precios y el IVA que trae el catálogo, calcula los totales (Contífico no los calcula) y emite la factura marcada como electrónica, que es lo que hace que Contífico la firme y la mande al SRI. Después consulta el comprobante hasta que aparezca autorizado, devuelve el enlace al RIDE y al XML, y registra el cobro contra ese documento. Lo que conviene saber antes de leer el procedimiento: esto no corre por WhatsApp. El conector rechaza facturar y registrar cobros cuando la petición llega por un canal, porque un comprobante ya autorizado ante el SRI no se borra, se corrige con una nota de crédito.
Dónde aplica: Ecuador. El SRI es el ente ecuatoriano, y la factura electrónica de esta receta es la de Ecuador: su RIDE, su XML y su numeración de establecimiento y punto de emisión.
Qué la pone en marcha
Cuando alguien lo pide
Lo arranca una persona. El vendedor o quien administra pide la factura desde el escritorio, con el botón de la tarea o pidiéndosela al Met por escrito. Nada de esto se programa ni se dispara solo, y esa es la idea: un comprobante que sale al SRI sin que nadie lo mire se corrige con una nota de crédito, no con un borrado.
Una tarea de ejecución manual: alguien del equipo la corre con un botón, o se la pide al Met por chat.
Quién la ejecuta
Met de facturación
Área de Administración
No es el Met que atiende el WhatsApp: es un Met interno que opera desde el escritorio, con las herramientas fiscales de Contífico habilitadas. La separación no es de estilo ni de configuración, está en el código del conector, que revisa si la petición viene de un canal antes de dejar emitir nada.
Qué hay que tener conectado
- Contífico Cobrar y administrar
7 pasos · 8 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Ubicar al cliente por su RUC o su cédula
La búsqueda acepta razón social, cédula, RUC, correo o celular, y devuelve el identificador de la persona junto con sus últimos documentos. Ese identificador es justo lo que la factura pide. Mirar el historial en el mismo paso no es adorno: es lo que evita emitir dos veces la misma factura cuando alguien vuelve a pedirla. Y si la persona no aparece, no hay que crearla aparte, porque la emisión sí da de alta al cliente nuevo y deduce del RUC si es natural o jurídica.
- 2
Armar el detalle con los precios y el IVA del catálogo
El listado del catálogo trae en un solo llamado el nombre, el código, las cuatro listas de precios, el IVA de cada producto y el stock. De ahí salen el identificador y el precio de cada línea, nunca del modelo. Aquí importa más que en una cotización: el IVA que se escriba es el que va a viajar al SRI, y la tarifa cero no es lo mismo que un producto que no grava IVA, que va a un campo distinto.
- 3
Emitir la factura y mandarla al SRI
La factura se crea marcada como electrónica, y eso es lo que hace que Contífico la firme y la envíe. Tres cosas se deciden en este paso. El número del documento sale de tu numeración autorizada, con su establecimiento y su punto de emisión, porque el conector no lo inventa. Los totales los calcula el conector, ya que Contífico no los calcula, y si no cuadran con el total que ya se le confirmó al cliente la herramienta aborta sin crear nada. Y el número de autorización no se escribe: lo genera Contífico cuando el SRI autoriza.
- 4
Seguir el comprobante hasta que el SRI lo autorice
La consulta distingue cuatro momentos: sin firmar, firmado, enviado al SRI y autorizado. Solo el último significa que el SRI lo aceptó, así que decir «ya está facturado» en cualquiera de los tres anteriores es adelantarse. Cuando el comprobante ya está autorizado, la respuesta trae el enlace al RIDE y al XML, que es exactamente lo que se le reenvía a quien dice que el correo nunca le llegó.
- 5
Decir con qué cuenta se puede pagar
El listado devuelve las cuentas bancarias configuradas con su banco y su estado. Es un paso propio porque el cobro por transferencia y el cobro con cheque lo exigen: sin el identificador de la cuenta, el cobro no se puede registrar contra ninguna parte. Para efectivo y para tarjeta este paso se salta.
- 6
Registrar el cobro contra la factura
El cobro entra contra el documento ya emitido, en efectivo, cheque, tarjeta de crédito o transferencia, y admite abonos parciales y no solo el pago completo. Con cheque, el número es obligatorio. Va después de la emisión a propósito: la factura puede salir al SRI con el saldo abierto y cobrarse días más tarde, que es como funciona la mayor parte de la cartera.
- 7
Cerrar el caso con lo aplicado y el saldo
Dos consultas cierran el recorrido. La de cobros lista lo que ya se aplicó a ese documento y las condiciones de pago pactadas, así que responde cuánto falta. La de documentos filtra las facturas del cliente por rango de fechas y devuelve, para cada una, su total, su saldo y su estado ante el SRI. Es la misma consulta que sirve la semana siguiente para saber qué quedó sin cobrar.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
API key de Contífico
Se solicita al soporte de Contífico y su disponibilidad depende del plan que tengas contratado. Viaja tal cual en el encabezado de autorización, sin prefijo, y se guarda cifrada por espacio de trabajo.
-
API Token del POS
Sale del mismo trámite que la API key. Contífico lo exige para crear documentos y personas, así que sin él se puede consultar el catálogo, la cartera y el SRI, pero no se puede facturar. Esta receta lo necesita sí o sí.
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Tu numeración autorizada y la firma cargada en Contífico
El consecutivo con su establecimiento y su punto de emisión es un dato que el conector recibe, no uno que reserve. Y quien firma el comprobante y lo manda al SRI es Contífico con la firma que ya tengas cargada allá: Meteor marca el documento como electrónico y de ahí en adelante el trámite es de Contífico.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No corre por WhatsApp, Instagram ni Messenger. Emitir la factura y registrar el cobro son dos de las cinco herramientas que el conector rechaza cuando la petición llega por un canal, y no hay forma de configurarlo para que no sea así. Esta receta se opera desde el escritorio.
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No emite notas de crédito ni anula comprobantes. Si la factura salió mal y el SRI ya la autorizó, la corrección se hace en Contífico con criterio contable de por medio. El conector puede listar y leer la nota de crédito, no crearla.
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No confía en los totales que le pasen. Contífico no los calcula, así que los arma el conector, y si no cuadran con el total que ya se le comunicó al cliente la emisión se detiene sin crear el documento.
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No genera el número del documento. Contífico exige el consecutivo con su formato de establecimiento y punto de emisión, y ese dato sale de tu propia numeración autorizada: el conector lo recibe, no lo reserva ni lo adivina.
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No apura al SRI ni explica un rechazo. La consulta dice en qué punto está el comprobante y nada más. Si lleva horas en «enviado al SRI», la receta lo informa tal cual en vez de afirmar que ya quedó autorizado.
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No hace cierres contables, no genera estados financieros y no presenta declaraciones. Es una ventana operativa sobre Contífico para emitir y cobrar un documento, no un reemplazo de tu contador.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
Porque el conector lo rechaza, y es a propósito. Un comprobante electrónico autorizado ante el SRI no se deshace borrándolo: se corrige con una nota de crédito, que es un documento nuevo con consecuencias contables. Dejar esa decisión adentro de un chat es la clase de error que se descubre en la declaración.
Cotizar, consultar el catálogo y el stock por bodega, identificar al cliente por su celular, revisar la cartera y contestar en qué va el comprobante ante el SRI. Once de las dieciséis herramientas funcionan por canal. Las cinco que no son facturar, registrar cobros, mover inventario, listar cuentas bancarias y consultar la ficha de la empresa.
No hace falta. A diferencia de la cotización, la emisión sí da de alta al cliente nuevo y deduce del RUC si es persona natural o jurídica. Aun así la receta lo busca primero, porque encontrar la ficha que ya existe es lo que evita terminar con el mismo cliente dos veces en el maestro de personas.
Sí. La emisión acepta los cobros en el mismo llamado, con su forma de pago y su monto, así que una venta de contado sale en un solo paso. El paso separado de cobro está para el otro caso, que es el más común: la factura sale hoy con el saldo abierto y el pago entra después, incluso en abonos.
La consulta distingue cuatro momentos y ninguno de los cuatro es «rechazado»: un comprobante que el SRI no aceptó simplemente se queda sin llegar a autorizado. Así que lo honesto es que el Met diga en qué punto quedó, no por qué. El motivo lo da el SRI y se atiende en Contífico.
No. Contífico es Ecuador y su comprobante va al SRI. Para Colombia el sitio tiene recetas de Alegra y de Siigo, pero resuelven otra tarea (cotizar y cobrar), y emitir el documento electrónico ante la DIAN no es lo mismo ni está cubierto por esas dos.
Ni lo uno ni lo otro. Contífico sigue siendo donde viven la contabilidad, el catálogo y la firma del comprobante. Lo que cambia es el paso de teclear: el documento se arma con los datos reales y sale al SRI sin que alguien lo transcriba a mano.
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