Automatización · Atención y agendamiento
Agendar una reunión en Outlook desde WhatsApp con Microsoft 365
Un agente de IA ofrece por WhatsApp los horarios libres de tu calendario de Outlook, crea la reunión con el cliente invitado y la mueve si hace falta.
¿Cómo dejo que un cliente agende una reunión en mi Outlook escribiendo por WhatsApp?
Un Met conectado a Microsoft 365 lee la vista de calendario de la cuenta conectada para la semana que pide el cliente y le ofrece solo los espacios libres en Outlook. Con la hora elegida y el correo de la persona, crea el evento con el cliente como invitado, y Outlook le envía la invitación. Después lee el evento para confirmar la hora que quedó guardada. Si el cliente pide otra hora, lo mueve; si lo cancela, envía la cancelación al invitado. Todo pasa por el servidor oficial Work IQ de Microsoft, que tu organización tiene que habilitar y que se factura por consumo en tu cuenta de Microsoft.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando un cliente escribe por WhatsApp para pedir una reunión, una demostración o una asesoría, o para mover una que ya tiene. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de agendamiento con calendario de Outlook
Área de Atención al cliente
No tiene nombre propio sembrado: es el Met que ya atiende el WhatsApp del negocio, con Microsoft 365 conectado. Su trabajo termina cuando la reunión está en el calendario de Outlook con el cliente invitado, o cuando quedó movida o cancelada con aviso.
Lo ejecuta el Met de agendamiento
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Microsoft 365 Automatizar y colaborar
6 pasos · 7 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Confirmar la ruta y el formato del evento
Como Work IQ trabaja sobre rutas de Microsoft Graph, el Met busca la ruta de eventos del calendario y pide su esquema para armar bien la petición: asunto, inicio, fin, zona horaria e invitados. Así no envía un campo con un nombre que Graph no reconoce.
- 2
Leer la agenda de la semana
El Met llama la vista de calendario del rango que pidió el cliente y cruza los eventos ocupados con el horario de atención que dice la habilidad. Ofrece solo los espacios libres, en la zona horaria del cliente, y no muestra el asunto de las otras reuniones.
- 3
Crear la reunión con el cliente invitado
Con la hora elegida, el Met crea el evento en el calendario de la cuenta conectada con el asunto que define tu equipo, la duración y el correo del cliente como invitado. Outlook envía la invitación al correo de la persona.
- 4
Verificar la hora que quedó guardada
El Met lee el evento recién creado por su identificador y confirma al cliente la fecha y la hora que guardó Outlook, no las que se dijeron en el chat. Guarda ese identificador para mover o cancelar la reunión después.
- 5
Moverla a otra hora libre
Si el cliente pide otra hora, el Met vuelve a leer la agenda, ofrece los espacios libres y actualiza el inicio y el fin del mismo evento. Outlook avisa al invitado del cambio, y no queda una reunión duplicada.
- 6
Cancelarla con aviso al invitado
Si el cliente cancela, el Met ejecuta la acción de cancelar sobre el evento con un mensaje corto. A diferencia de borrar, cancelar le envía la cancelación al invitado, así el cliente también la ve en su correo. Este paso solo ocurre si el admin encendió do_action, que arranca apagada.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Work IQ habilitado y con escrituras permitidas
Un administrador global hace el alta de Work IQ en tu organización y configura la facturación por uso en Copilot Studio con una suscripción de Azure. Además, la política de Work IQ tiene que permitir crear, actualizar y ejecutar acciones sobre eventos, que vienen bloqueadas.
-
Microsoft 365 conectado en Met
Registras una app en Microsoft Entra con la URL de retorno de Met, tu administrador le da el consentimiento y, en Conexiones → Microsoft 365 → Conectar, pegas su ID y autorizas con la cuenta cuyo calendario se va a usar.
-
Línea de WhatsApp con el Met asignado
El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met que agenda. La reunión se acuerda dentro de esa conversación; Outlook queda como calendario.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No reparte reuniones entre varios asesores en esta receta: trabaja sobre el calendario de la cuenta conectada. Usar los calendarios de otras personas depende de sus permisos y de la política de tu organización.
-
No crea el enlace de Teams por su cuenta si la petición no lo pide: el formato del evento sale del esquema de Graph, y la habilidad tiene que decir si la reunión va en línea.
-
No pide confirmación en el chat antes de crear, mover o cancelar el evento: si la acción está encendida y la política la permite, se ejecuta. El admin decide qué queda encendido.
-
No funciona sin habilitar Work IQ: sin el alta del servicio, la facturación por uso y la política que permite escrituras, el Met solo puede leer.
-
No envía recordatorios por WhatsApp antes de la reunión. Outlook maneja sus propios avisos; un recordatorio por WhatsApp va en una automatización aparte.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
No. El Met lee los espacios ocupados para calcular los libres y le ofrece solo horarios. La habilidad debe decir que nunca comparta asuntos ni invitados de otros eventos.
El evento se puede crear sin invitado y queda en tu calendario, pero el cliente no recibe la invitación de Outlook. El Met le confirma la fecha y la hora por WhatsApp.
Microsoft cobra Work IQ por consumo en Copilot Credits, y cada reunión usa varias llamadas: leer la agenda, crear y verificar. El costo exacto sale de tu contrato con Microsoft.
Porque cancelar le avisa al invitado. Borrar el evento lo quita de tu calendario sin enviarle nada al cliente, y además esa acción arranca apagada en Met.
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