Automatización · Atención y agendamiento
Agendar una reunión de Cal.com en el calendario correcto
Un agente de IA agenda reuniones en Cal.com desde el chat: elige la cuenta y el tipo de evento, ofrece horarios que existen y crea la reserva.
¿Cómo hago que cada reunión que piden por el chat quede en el calendario del profesional correcto?
Un Met conectado a Cal.com toma dos decisiones antes de hablar de horas. Primero mira qué cuentas de Cal.com hay conectadas: cada una llega con su etiqueta y una descripción de para qué es, y esa descripción es la que decide en qué calendario va la reunión cuando el equipo tiene varios. Después lee los tipos de evento de esa cuenta, con su título y su duración, y elige el que coincide con lo que la persona pidió, en vez de meterlo todo en una llamada de treinta minutos. Solo entonces consulta los horarios libres, los ofrece en la zona horaria de quien escribe y crea la reserva con el valor exacto del horario elegido. Tres cosas conviene saber antes: Cal.com exige un correo del asistente para crear la reserva, no reprograma (mover una reunión es cancelarla y crear otra) y una reserva solo se consulta o se cancela con su código, así que el Met lo entrega en la conversación.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Nadie programa nada. Alguien escribe pidiendo hablar con el equipo, por WhatsApp o por el chat del sitio, y el Met asignado al canal lo resuelve en la misma conversación. Sirve igual cuando la persona llega en frío que cuando vuelve después de leer una propuesta y quiere media hora con quien la escribió.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de recepción de reuniones
Área de Atención al cliente
No es un Met con nombre sembrado: es el mismo Met que atiende el canal, con Cal.com conectado. Su trabajo no es cerrar la venta, es repartir. Entender qué quiere quien escribe, mandarlo al calendario de quien lo puede atender y dejar la reunión creada antes de que la conversación se enfríe, que es lo que pasa cuando la respuesta es «te escribimos para coordinar».
Canales: WhatsApp · Chat del sitio web
Qué hay que tener conectado
- Cal.com Vender y atender
6 pasos · 6 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Elegir el calendario antes que la hora
El listado devuelve las cuentas de Cal.com conectadas al espacio de trabajo, cada una con su etiqueta y la descripción de para qué es. Esa descripción es la instrucción: «demostraciones de producto», «soporte a clientes con contrato», «la socia que lleva salud». El Met lee la intención de quien escribe y elige la cuenta, en vez de mandar todo al primer calendario que encuentra. Cuando hay una sola conectada, la misma respuesta lo dice y el resto de los pasos ya no vuelven a nombrarla.
- 2
Decidir qué tipo de reunión es, con su duración real
Los tipos de evento de esa cuenta llegan con su identificador, su título y cuántos minutos dura cada uno. Aquí se decide el tamaño de la reunión, que es la decisión que nadie toma y todos pagan: una primera conversación de veinte minutos no es la misma cita que una revisión técnica de una hora, y meter las dos en el mismo tipo es como una semana se llena de reuniones mal medidas. El Met elige entre los tipos que ya existen en Cal.com; crear uno nuevo se hace allá, no desde el chat.
- 3
Ofrecer horas que existen, en la zona horaria de quien escribe
La consulta recibe la fecha local que quiere la persona, no una fecha convertida, junto con su zona horaria, y devuelve los horarios libres de ese tipo de evento entre las dos fechas. El Met ofrece dos o tres concretos en vez de preguntar cuándo le queda bien, que es la pregunta que alarga la conversación y termina en una hora que ya estaba ocupada. Si el rango que pidió no tiene nada libre, lo dice y propone el siguiente en vez de estirar la agenda.
- 4
Pedir el correo, porque sin correo no hay reserva
Cal.com exige tres datos del asistente para crear la reserva: nombre, correo y zona horaria. Por WhatsApp llega el teléfono, no el correo, así que el Met lo pide, y conviene que lo pida cuando la persona ya eligió horario y no al saludar. El teléfono se puede adjuntar además, pero no reemplaza al correo. El horario se manda como copia exacta del que devolvió la consulta anterior, sin reconstruirlo ni pasarlo a UTC.
- 5
Entregar el código y poder responder «¿a qué hora era?»
La reserva creada trae un código, y ese código es la única llave que existe: el conector no lista las reservas de nadie, así que lo que no quedó en la conversación no se puede volver a buscar. El Met lo entrega apenas queda creada y después responde con él las preguntas de siempre, recuperando los detalles de la reserva en vez de fiarse de lo que se dijo veinte mensajes atrás.
- 6
Cancelar con el motivo, y agendar de nuevo si hay que mover
Cal.com no reprograma en un paso: mover una reunión es cancelar la que hay y crear otra. El Met lo hace en ese orden y escribe el motivo en la cancelación, que para la API es opcional y para el negocio no debería serlo: «se le cruzó un viaje» y «ya no le interesa» son dos cosas distintas, y a fin de mes solo se distinguen si alguien las escribió. Después vuelve a los horarios libres y crea la reserva nueva, que para Cal.com es una reserva nueva de verdad, con otro código.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Una cuenta de Cal.com con su llave de la API v2
La llave se genera en Cal.com, en Settings, Developer, API Keys, y se pega en el panel de Meteor. Al conectarla, Meteor le pide sus tipos de evento a cada cuenta para validarla, así que una llave mal copiada se ve en ese momento y no en la primera reunión.
-
Los tipos de evento ya creados en Cal.com
Se definen en Cal.com, con su duración y su disponibilidad. El Met los lee y elige entre ellos; no los crea. Si el equipo tiene un solo tipo genérico de treinta minutos, esta receta no tiene nada que decidir y la conversación se resuelve igual sin ella.
-
Una etiqueta y una descripción por cada calendario conectado
Cuando hay varias cuentas, cada una se conecta con su etiqueta y una descripción de para qué es. Esa descripción es exactamente lo que el Met lee para repartir, así que escribirla bien es la mitad del montaje: si dicen «cuenta 1» y «cuenta 2», no hay con qué decidir.
-
Un canal con el Met asignado
Una línea de WhatsApp Business API o el chat del sitio, con el Met de atención asignado al canal. Toda la receta ocurre dentro de la conversación, así que sin canal no hay disparador.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No configura Cal.com. Los tipos de evento, las duraciones y las disponibilidades se definen allá; el Met los lee y los usa. Un horario que Cal.com no ofrece no aparece por el chat.
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No reprograma en un paso. Mover una reunión es cancelar la que hay y crear otra, y eso tiene consecuencias: el código cambia y para Cal.com quedan dos reservas, no una movida.
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No manda recordatorios. Ninguna de las seis herramientas programa un aviso previo. Si tu equipo depende de recordar la víspera, eso se resuelve en Cal.com o con otra automatización.
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No lista las reservas de nadie. Se consulta y se cancela por el código de cada reserva, así que una reserva creada fuera del chat, cuyo código nadie tiene a mano, no se puede tocar desde aquí.
-
No cobra la reunión ni pide un anticipo. Ninguna herramienta del conector toca pagos; si vendes horas, el cobro pasa por la pasarela que tengas conectada.
-
No convierte horas a UTC dentro de la conversación. Usa el valor exacto del horario que devolvió la disponibilidad, porque reconstruir la hora es como se agenda en el turno equivocado.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
Sí. El paso de elegir cuenta se vuelve un solo llamado que responde que hay una sola, y de ahí en adelante no hay que nombrarla. Lo que queda en pie es lo demás, que es la mayor parte: elegir el tipo de evento correcto, ofrecer horarios que existen y crear la reserva con el valor exacto. Con un calendario sobra el reparto, no la decisión de qué reunión es esta.
Porque Cal.com lo exige para crear la reserva: el asistente va con nombre, correo y zona horaria, y sin los tres no hay llamada que valga. El teléfono se puede adjuntar además, pero no lo reemplaza. Es el dato que más fricción agrega en mensajería, así que conviene pedirlo cuando la persona ya eligió el horario y tiene algo que perder si abandona.
El Met cancela la que hay, con el motivo, y agenda otra sobre un horario libre. No es un solo paso porque Cal.com no lo ofrece en uno. Si reprogramar en un paso es importante para tu operación, la agenda nativa de Meteor sí lo hace, no requiere conectar nada y tiene su propia receta.
Por la descripción que cada cuenta trae escrita en Meteor, no por adivinanza. Si dicen «preventa», «soporte con contrato» o «la socia que lleva salud», el reparto sale bien. Si dicen «principal» y «la otra», el Met no tiene con qué decidir y va a terminar preguntando, que es mejor que equivocarse pero no es lo que viniste a montar.
La disponibilidad se consulta en el momento de ofrecer y la reserva se crea contra ese horario exacto. La segunda no encuentra el espacio libre, y lo correcto es lo que hace el Met: volver a consultar y ofrecer la alternativa más cercana, en vez de confirmar una reunión que Cal.com rechazó.
Los tipos de evento que se leen son los del usuario dueño de la llave, y la consulta de disponibilidad acepta filtrar por usuario o por equipo. Lo que mejor funciona hoy es conectar una cuenta por cada calendario que quieras usar, con su etiqueta: es explícito, se puede describir y se lee en la conversación.
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