Automatización · Atención y agendamiento
Agendar por WhatsApp una visita en el calendario de Fastmail
Un agente de IA revisa tu calendario de Fastmail, agenda la visita que pide el cliente por WhatsApp y deja el correo de confirmación en borrador.
¿Cómo agendo en mi calendario de Fastmail la visita que un cliente me pide por WhatsApp?
Un Met conectado a Fastmail busca al cliente en tus contactos y, si no está, lo crea con el nombre y el correo que dio en el chat. Ubica el calendario que usas para las visitas, revisa los eventos del día que el cliente pidió y le propone una hora que no choque con ellos. Cuando el cliente acepta, crea el evento y deja en borrador el correo de confirmación para que tu equipo lo revise y lo mande. Al cliente le confirma por WhatsApp. Crear contactos y eventos pide el nivel de escritura en Fastmail.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando un cliente escribe por WhatsApp para pedir una visita, una cita o una reunión. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de agendamiento de visitas
Área de Atención al cliente
No tiene nombre propio sembrado: es el Met que atiende el WhatsApp del negocio, con Fastmail conectado. Su trabajo termina cuando la visita está en tu calendario, el cliente tiene la hora y el correo de confirmación espera en borradores.
Lo ejecuta el Met de agendamiento
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- Fastmail Automatizar y colaborar
6 pasos · 6 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Buscar al cliente en tus contactos
El Met busca al cliente en tus contactos de Fastmail por el nombre o el correo que dio en el chat, para no duplicar a alguien que ya está guardado.
- 2
Guardarlo si es nuevo
Si no aparece, el Met crea el contacto con el nombre, el correo y el teléfono que el cliente escribió. Hace falta haber autorizado el nivel de escritura al conectar Fastmail.
- 3
Ubicar el calendario de visitas
El Met lista tus calendarios de Fastmail y toma el que tu equipo indicó en la habilidad para las visitas, para no mezclarlas con el calendario personal.
- 4
Revisar qué hay ese día
El Met busca los eventos del día que pidió el cliente en ese calendario y le propone una hora que no choque con ellos, dentro del horario de atención que definiste en la habilidad.
- 5
Crear el evento
Cuando el cliente acepta la hora, el Met crea el evento en el calendario de visitas con su nombre y el motivo, y le confirma la fecha y la hora por WhatsApp.
- 6
Dejar el correo de confirmación en borrador
El Met redacta el correo de confirmación para el cliente y lo deja en borradores. La lista de herramientas de Fastmail no trae una de envío, así que lo manda tu equipo después de revisarlo.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Fastmail conectado en Met con escritura
En Met, abre Conexiones → Fastmail → Conectar, inicia sesión con tu contraseña de Fastmail y autoriza el nivel de escritura, que es el que deja crear contactos, eventos y borradores.
-
Un calendario para las visitas
Un calendario de Fastmail donde tu equipo lleva las visitas, y el horario de atención que el Met debe respetar, ambos escritos en la habilidad.
-
Línea de WhatsApp con el Met asignado
Tu empresa conecta su línea de WhatsApp Business API en Met y asigna el Met de agendamiento. La conversación con el cliente ocurre allí; Fastmail guarda la cita.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No ve agendas fuera de Fastmail. El Met revisa los calendarios que la cuenta conectada tiene en Fastmail; si alguien del equipo lleva su agenda en otro servicio, no la ve.
-
No manda el correo de confirmación. Queda en borradores porque la lista publicada de herramientas no trae una de envío.
-
No pide confirmación antes de escribir en Fastmail. El control está en qué acciones deja encendidas el admin del espacio de trabajo y en el nivel de acceso que autorizaste.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
El Met puede cambiar el evento que ya creó, si el admin dejó encendida esa acción. Borrar un evento arranca apagada, así que cancelar una visita queda para tu equipo.
La receta no le manda una. Le confirma por WhatsApp, y el correo de confirmación queda en borradores para que tu equipo lo envíe.
El Met lo encuentra en la búsqueda y no crea otro. Si el teléfono cambió, puede actualizarlo con la acción de actualizar contactos.
No del todo. Con solo lectura el Met revisa contactos y eventos, pero no puede crear el contacto, el evento ni el borrador.
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