Automatización · Ventas y cotización

Registrar en HighLevel el lead que llega por WhatsApp y mover su oportunidad de etapa

Un agente de IA registra en HighLevel a quien escribe por WhatsApp, lo etiqueta y mueve su oportunidad a la etapa correcta del embudo.

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¿Cómo hago que cada persona que escribe por WhatsApp quede en HighLevel y avance en el embudo sin copiarla a mano?

Un Met conectado a HighLevel busca a la persona entre los contactos de la subcuenta y, si no está, la crea; si ya existe, la actualiza sin duplicarla. Le pone las etiquetas que tu equipo usa para segmentar, consulta los embudos y busca si ya tiene una oportunidad abierta. Si la tiene, la pasa a la etapa que corresponde según lo que pidió, y revisa sus tareas para no prometer algo que el equipo ya tiene agendado. Si no tiene oportunidad, no la inventa: el servidor oficial no permite crearlas, así que la deja etiquetada para que tu equipo la abra.

Qué la pone en marcha

Cuando el cliente escribe

Empieza cuando un prospecto escribe por WhatsApp preguntando por tus productos o servicios. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea comercial resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.

No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.

Quién la ejecuta

Met que recibe y califica prospectos

Área de Ventas

No tiene nombre propio sembrado: es el Met que atiende la línea comercial, con HighLevel conectado. Su trabajo termina cuando el prospecto está en la subcuenta una sola vez, con sus etiquetas, y su oportunidad, si existe, en la etapa que corresponde.

Lo ejecuta el Met de calificación de leads

Canales: WhatsApp

Qué hay que tener conectado

HighLevel Vender y atender

6 pasos · 7 herramientas

El procedimiento, paso a paso

Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.

1
Buscar a la persona en la subcuenta

El Met revisa la lista de contactos de HighLevel con los datos que dio la persona en la conversación. Así sabe si es alguien nuevo o un contacto que tu equipo ya conoce.
- contacts_get_contacts HighLevel
2
Crear o actualizar el contacto sin duplicarlo

Con el nombre, el teléfono y lo que pidió, el Met crea el contacto o, si ya existe, lo actualiza. La acción de crear o actualizar en un solo paso evita que la misma persona quede dos veces en la subcuenta.
- contacts_upsert_contact HighLevel
3
Etiquetar según lo que pidió

El Met agrega las etiquetas que tu equipo definió en la habilidad, por ejemplo el producto que le interesa o la ciudad. Esas etiquetas son las que después usan tus campañas y tus filtros en HighLevel.
- contacts_add_tags HighLevel
4
Ubicar el embudo y la oportunidad

El Met consulta los embudos con sus etapas y busca si la persona ya tiene una oportunidad abierta. Leer las etapas antes de moverla evita mandarla a una etapa que no existe en tu embudo.
- opportunities_get_pipelines HighLevel
- opportunities_search_opportunity HighLevel
5
Mover la oportunidad a la etapa correcta

Si la oportunidad existe, el Met la pasa a la etapa que corresponde según la conversación, por ejemplo de «interesado» a «pidió cotización». Si no existe, no la crea: la deja anotada con una etiqueta para que alguien del equipo la abra.
- opportunities_update_opportunity HighLevel
6
Revisar las tareas pendientes del contacto

Antes de despedirse, el Met revisa las tareas del contacto para no prometer una llamada que ya está agendada o para contarle a la persona cuándo la van a contactar.
- contacts_get_all_tasks HighLevel

Antes de empezar

Qué necesitas tener listo

Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.

Una subcuenta de HighLevel con embudo

Tu equipo tiene en HighLevel la subcuenta con el embudo de ventas y sus etapas, y las etiquetas con las que segmenta a los prospectos.
HighLevel conectado con las escrituras que necesitas

En Met, abre Conexiones → HighLevel → Conectar y autoriza la subcuenta. El admin deja encendidas la creación o actualización de contactos, las etiquetas y la actualización de oportunidades.
Línea de WhatsApp con el Met asignado

El negocio conecta su línea de WhatsApp Business API y asigna el Met que atiende la línea comercial. La conversación ocurre ahí; HighLevel queda como el registro del prospecto.

Los límites

Qué NO resuelve esta automatización

Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.

No crea oportunidades nuevas. El servidor oficial de HighLevel no tiene esa herramienta, así que una persona del equipo abre la oportunidad cuando el Met deja al contacto etiquetado.
No agenda la reunión de ventas. Puede leer los eventos del calendario, pero agendar sigue ocurriendo en HighLevel o con otra integración de agenda.
No pide confirmación en el chat antes de crear el contacto o mover la oportunidad: si la acción está encendida, la ejecuta. El admin decide qué escrituras quedan encendidas.
No califica con reglas que no le diste. Lo que define cada etiqueta y cada etapa lo escribe tu equipo en la habilidad del Met.

Preguntas frecuentes

Preguntas sobre esta automatización

El Met lo encuentra en la búsqueda y actualiza ese mismo contacto en vez de crear otro. Sus etiquetas y su oportunidad se trabajan sobre el registro que ya existía.

Porque el servidor oficial de HighLevel no ofrece una herramienta para crearla. El Met deja al contacto etiquetado para que tu equipo la abra y, desde ahí, la puede mover de etapa.

Sí. En la habilidad del Met escribes qué conversación corresponde a qué etapa de tu embudo, y el Met consulta las etapas reales antes de mover la oportunidad.

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