Automatización · Operación y reportes
Responder el estado de un encargo por WhatsApp con ClickUp
Un agente de IA le cuenta al cliente por WhatsApp en qué va su encargo leyendo la tarea de ClickUp, y deja en la tarea lo nuevo que pidió.
¿Cómo respondo por WhatsApp en qué va el trabajo de un cliente sin abrir ClickUp cada vez?
Un Met conectado a ClickUp busca la tarea del cliente por su nombre o por el número de encargo, la abre y lee el estado, la fecha de entrega y el último comentario del equipo. Le responde con eso en palabras simples. Si la persona pide un cambio, el Met lo deja como comentario en la tarea y, si es urgente, avisa en el canal del chat de ClickUp que usa tu equipo. Sirve para agencias, talleres, imprentas o cualquier negocio que lleva sus trabajos en ClickUp. Cada consulta usa llamadas del tope diario de tu plan de ClickUp.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Empieza cuando un cliente escribe por WhatsApp para preguntar cómo va su pedido, pedir un cambio o mandar un archivo para su trabajo. No hay un trigger que configurar: el Met asignado a la línea resuelve el procedimiento dentro de esa conversación.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Met de atención con encargos en ClickUp
Área de Atención al cliente
No tiene nombre propio sembrado: es el Met que ya atiende el WhatsApp del negocio, con ClickUp conectado. Su trabajo termina cuando el cliente sabe en qué va su encargo y lo nuevo que pidió quedó escrito en la tarea.
Lo ejecuta el Met de atención al cliente
Canales: WhatsApp
Qué hay que tener conectado
- ClickUp Automatizar y colaborar
5 pasos · 6 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Encontrar la tarea del cliente
El Met busca en el espacio de ClickUp con el nombre del cliente o el número de encargo que da la persona. Si aparecen varias tareas, le pregunta cuál es por el nombre del trabajo, en vez de responder sobre la equivocada.
- 2
Leer el estado y la fecha de entrega
El Met abre la tarea y lee el estado, la fecha de entrega y quién la tiene. Si tu equipo usa estados internos como «en revisión de arte», el Met los traduce a lo que entiende el cliente según lo que diga la habilidad.
- 3
Revisar lo último que dijo el equipo
El Met lee los comentarios de la tarea para saber si falta algo del cliente, como una aprobación o un archivo. Así la respuesta no es solo un estado: le dice a la persona qué tiene que hacer para que el trabajo avance.
- 4
Dejar en la tarea el cambio que pidió
Si el cliente pide un cambio, el Met deja un comentario en la tarea con lo que pidió, en sus palabras, y la fecha en que lo pidió. El equipo trabaja con el pedido escrito en la tarea, sin buscarlo en el chat.
- 5
Avisar al equipo cuando es urgente
Si el cliente dice que necesita el trabajo antes o reporta un error, el Met busca el canal del chat de ClickUp que indicó la habilidad y publica un mensaje con el enlace a la tarea y el resumen, para que alguien lo vea de inmediato.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Los encargos llevados como tareas en ClickUp
Cada trabajo de un cliente es una tarea con su nombre o su número en el título, una fecha de entrega y un estado al día. Sin eso, el Met no tiene cómo encontrar el encargo correcto.
-
ClickUp conectado con las escrituras encendidas
En Met, abre Conexiones → ClickUp → Conectar y autoriza. El admin deja encendidos los comentarios y los mensajes del chat de ClickUp.
-
Un plan de ClickUp con cupo para atender
El servidor de ClickUp tiene un tope diario de llamadas por espacio: 100 en Free Forever y 300 en Unlimited sin el complemento de IA. Para atender clientes todos los días conviene un plan con más cupo.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No le avisa al cliente cuando la tarea cambia de estado: no hay un disparador de ClickUp en esta receta. El cliente se entera cuando vuelve a escribir y el Met consulta.
-
No cambia la fecha de entrega ni el estado por pedido del cliente: deja el pedido escrito en la tarea y la decisión queda en tu equipo.
-
No pide confirmación en el chat antes de comentar o escribir en el canal: si la acción está encendida, la ejecuta. El admin decide qué escrituras quedan encendidas.
-
No sigue respondiendo si se acaba el cupo diario de llamadas de tu plan: ClickUp responde con error 429 hasta que se renueva la ventana.
-
No cobra el trabajo ni manda facturas. El pago sigue por tu proceso o por otra integración.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
No. El Met los lee para saber qué falta y le responde con lo que le corresponde al cliente. Conviene que la habilidad diga qué tipo de comentarios nunca se repiten afuera.
La búsqueda trae todas las tareas que coinciden. El Met le pregunta a la persona por cuál quiere saber, usando el nombre del trabajo, antes de responder.
Normalmente dos o tres: buscar, abrir la tarea y leer comentarios. Con 100 llamadas al día en el plan gratuito, el cupo alcanza para pocas conversaciones.
Esta receta no lo hace: ninguna de sus tools entrega un enlace público de descarga. El archivo final va por el canal que ya usa tu equipo.
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