Automatización · Ventas y cotización
Responder «¿puedo vender?» con datos en vivo del ERP SIESA
Automatización para que el equipo comercial consulte por chat el disponible real, el precio de lista y el cupo de crédito en SIESA, sin abrir el ERP.
¿Cómo consulto stock, precio y cupo de crédito del ERP sin abrir SIESA?
Un comercial pregunta por chat y el Met consulta el ERP en vivo: busca el ítem, devuelve el disponible real (existencia menos lo comprometido en pedidos pendientes, que no es lo mismo que la existencia bruta), el precio de la lista que aplica a ese cliente, su cartera y su cupo de crédito disponible. Los datos sensibles no se guardan en caché: se consultan cada vez. Si el ERP no responde o la instalación no expone esa consulta, lo dice de frente en vez de aproximar. Es una ventana de solo lectura: no crea pedidos ni toca contabilidad.
Dónde aplica: Colombia. SIESA es un ERP colombiano; la instalación y las consultas expuestas dependen del contrato técnico de cada cliente.
Qué la pone en marcha
Cuando el cliente escribe
Lo dispara la pregunta de alguien del equipo comercial, desde WhatsApp, desde el chat interno o desde la conversación con el cliente. No hay nada programado: es consulta bajo demanda.
No hace falta programar nada: el Met asignado al canal recibe la conversación y ejecuta el procedimiento dentro de ella.
Quién la ejecuta
Siesto, Director de operaciones
Área de Administración
Siesto es el Met sembrado para SIESA y su definición dice exactamente esto: responder «¿puedo vender?» con datos reales del ERP. Es de solo lectura por diseño, y esa restricción está en el conector, no solo en su instrucción.
Canales: WhatsApp · Chat del sitio web · CRM de Meteor
Qué hay que tener conectado
- SIESA Facturación y ERP
- CRM de Meteor CRM y ventas
6 pasos · 16 herramientas
El procedimiento, paso a paso
Cada paso muestra la herramienta que se ejecuta. Son las del conector real: si una dejara de existir, esta página no compilaría.
- 1
Saber qué expone esta instalación
No todas las instalaciones de SIESA exponen las mismas consultas. La verificación de conexión reporta cuáles están disponibles, y si no aparece cartera, ese cliente simplemente no puede usar la parte de cobranza. Cuando la empresa maneja varias compañías, hay que elegir la correcta antes de consultar inventario o cartera: el mismo código puede existir en dos con cifras distintas.
- 2
Encontrar el ítem y su disponible real
La búsqueda por texto devuelve candidatos ligeros y el detalle trae la ficha del ítem. Lo que se responde no es la existencia bruta sino el disponible real: existencia menos lo comprometido en pedidos pendientes. Prometer stock ya apartado es la manera más común de quedar mal con dos clientes al mismo tiempo. Cuando hay varias sedes, la consulta multibodega dice en cuál hay, de un solo llamado.
- 3
Dar el precio de la lista que le corresponde
El precio no es uno solo: depende de la lista aplicable al cliente. El Met identifica al tercero por NIT o por nombre y consulta el precio de esa lista, no el de mostrador. Es la diferencia entre una cotización que se sostiene y una que hay que corregir cuando la revisa cartera.
- 4
Comprobar si se le puede vender a crédito
El cupo de crédito devuelve el asignado, el disponible y si está bloqueado por cartera vencida. Esa es la pregunta que hay que hacerse antes de tomar el pedido, no después. La cartera por edades responde si el cliente está al día, y el detalle de movimientos muestra qué facturas la componen y cuáles están vencidas.
- 5
Contestar por el pedido anterior
La mitad de las preguntas de un comercial no son sobre lo que va a vender sino sobre lo que ya vendió. El estado de pedido dice si está pendiente, despachado, facturado o con faltante; el listado de documentos trae facturas y pedidos por tercero o por fecha; y las sucursales del tercero dan la dirección de despacho correcta, que es la que enlaza con la transportadora.
- 6
Dejar constancia de lo que se prometió
La nota interna guarda qué se consultó, con qué cifra y a qué hora. Cuando el dato cambia porque el disponible se movió entre la consulta y el pedido, esa nota es la que permite reconstruir qué se le dijo al cliente y por qué.
Antes de empezar
Qué necesitas tener listo
Ninguno de estos puntos lo resuelve el Met. Si falta uno, la automatización se detiene ahí.
-
Contrato técnico y credenciales de SIESA
Los define tu área de sistemas junto con tu proveedor de SIESA. Es un trabajo previo real, no una casilla que se marca: sin ese acuerdo no hay consultas expuestas.
-
Acceso de red al ERP
Si tu SIESA está instalado en tu propia red, hay que resolver el acceso antes de nada. Es el punto donde más proyectos se demoran, y saberlo al principio ahorra semanas.
-
Un canal donde el equipo pregunte
WhatsApp, el chat interno o la conversación con el cliente. La automatización sirve igual para que un comercial consulte por su cuenta o para que el Met responda dentro de una venta.
Los límites
Qué NO resuelve esta automatización
Preferimos decirlo aquí que descubrirlo en la implementación.
-
No escribe absolutamente nada en el ERP. No crea pedidos, no registra pagos y no toca documentos contables. Es una decisión de diseño, no una limitación temporal.
-
No funciona si la instalación no expone la consulta. Si tu SIESA no publica cartera, esa parte de la automatización no aplica, y la verificación de conexión lo dice.
-
No guarda los datos sensibles en caché. Inventario, cartera y cupo se consultan en vivo, así que si el ERP está caído, el Met responde que no puede consultar en vez de dar un dato viejo.
-
No aprueba excepciones de crédito. Dice cuánto cupo hay y si está bloqueado; vender por encima de eso es una decisión con nombre y apellido.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre esta automatización
Porque la existencia incluye unidades ya comprometidas en pedidos pendientes. Responder con la existencia bruta es prometer inventario que ya tiene dueño; el disponible real descuenta lo apartado y es el único número con el que se puede prometer una entrega.
No desde SIESA. La integración es de solo lectura y no crea documentos en el ERP. Puede preparar todo y dejarlo listo para que una persona lo registre, o registrar la venta en otra herramienta si tu operación funciona así.
Es del momento de la consulta: inventario, cartera y cupo no se cachean. Eso significa que la respuesta depende de que el ERP esté disponible, y que dos consultas separadas por una hora pueden dar números distintos, que es lo correcto.
Sí. El listado de compañías devuelve las que expone la instalación y hay que elegir la correcta antes de consultar. Trabajar sin elegirla es el error clásico: cifras reales de la compañía equivocada.
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